Varför M-Files Dokumenthantering?
M-Files är en ledande global leverantör av mjukvara för dokumenthantering, informationsstyrning och Enterprise Content Management. Som Nordisk Guldpartner implementerar vi lösningar med mjukvaran som tillsvarar våra kunders unika behov.
Dokumenthanteringssytemet är enkelt att använda och fullt skalerbart. M-Files blir snabbt välanvänt på arbetsplatser som inför det: mycket av framgången kommer från M-Files unika sätt att organisera dokument efter vad de är; inte vilka mappar de lagrats i.
Är du redo för EU:s nya krav på verksamheters hantering av persondata?
Läs hur M-FIles uppfyller GDPR:s 10 krav på dokumenthanteringssystem >
Hantering av dokument och annan data går blixtsnabbt, tack vare teknologin och de smarta principerna bakom M-Files dokumenthantering. Läs hur M-Files gör din dokumenthantering snabbare.
M-Files hanterar enkelt alla former av data, från alla tänkbara källor. Spara, skydda och dela alla dokument och annan information från ett centralt ställe, även i högt reglerade branscher. Läs mer och se videon om Metadatabaserad dokumenthantering.
M-Files Desktop Client finns till Windows, medan Webbversionen och Mobilappen gör företagets data tillgänglig till medarbetarna överallt. Se mer i videon om Mobil Dokumenthantering i vår videosektion.
Smart informations- och dokumenthantering kan utnyttjas på mängder av sätt. Det finns färdiga lösningar som kan konfigureras till era unika behov. Dessutom är M-Files en enkel platform för utveckling av egna lösningar.
Här hittar du ett urval av videor om dokumenthantering som visar hur man använder M-Files till att styra all möjlig information!
Skapa och spara dokument snabbt och enkelt i M-Files, så att de är lättare att hitta för alla i verksamheten.
Att hitta och söka bland information går supersnabbt! M-Files låter dig söka både i filnamn, metadata och dokumentinnehåll för att säkerställ att du hittar var du behöver.
Dynamiske vyer är virtuella mappar som automatiskt organiserar information efter vad det är, utan att du behöver leta upp och spara i rätt mappar.
I M-Files checkar man ut dokumenten man vill ändra i; för att undvika att någon annan försöker redigera dem samtidigt. När man är färdig sparar man och checkar in dokumentet igen, så kan alla i företaget se förändringarna.
Att dela dokument i M-Files är lika lätt som ett högerklick! Vad du än vill ska skicka av eller samarbeta med kollegor, håller M-Files reda på att dubletter undviks, länkar fungerar och att filsäkerheten och eventuell sekretess bevaras.
M-Files mobila app till gör dina M-Files data (dokument, information, workflows) och funktioner tillgängliga vart du än beger dig. Appen kan laddas ner från på iTunes App Store, Google Play och Windows Phone Store.
Även verksamheter som utförligt använder system för ERP, CRM och andra affärssystem, ligger över 60 % av organisationens information i dokument. Detta visar flera studier. Främst rör det sig om simpla dokument från Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc.
Studier visar också att företag har i genomsnitt 19 olika versioner av samma dokument, ofta i olika mappar i nätverket -- samt extra versioner på medarbetarnas egna skrivbord! Detta ökar komplexiteten i att hitta rätt information i rättan tid, och att vara säker på att man får tag i rätt version av informationen.
Genom att styra upp sin dokumenthantering med M-Files blir det mycket lättare och snabbare att hitta vad man letar efter än i traditionella, mappbaserade lösningar. Med detta dokumenthanteringssystem ser du till att du alltid hittar rätt version, med tillgång till full versionskontroll för att se tidigare versioner. M-Files håller styr på alla typer av information och kan helt förebygga uppkomsten av dubletter.
Låt en databas hålla styr på dokumenten, istället för olika mappar. Mappar har länge varit det föredragna sättet att organisera filer i dokumenthantering – och är förmodligen fortfarande det i en tid framöver. Troligen beror det på att mappstrukturer förekommit så ofta sedan digitaliseringens början: inte bara inom företagssystem utan fortfarande som den vanligaste metoden för filhantering i datorer, mobiler och Cloud-lagringstjänster.
Men i stor sett alla mappstrukturer är ologiska och användandet urartar lätt efterhand. Till exempel bara information i en kontext, vilket leder till att information ofta blir sparad på nytt i andra mappar för att återge datan i andra kontexter. Dessutom hänger fasta mappstrukturer svårligen med i hur företagets behov för dokumenthantering ändras över tiden, vilket gör att de blir vanskliga både för att spara ny information och hitta befintliga dokument i. Resultatet blir att du mer och mer märker att du hittar fel information – långsamt.
För att företaget ska kunna hitta och använda information snabbare, gäller det att informationen lätt går att hitta för de medarbetarna som behlver den; i den kontext de behöver den för stunden. Med M-Files som dokumenthanteringssystem hittar du alltid rätt information – snabbt!
Vid uppsättningen av M-Files som dokumenthanteringssystem bestämmer man vilka metadata, uppgifter, arbetsflöden och dylikt som ska knytas till vilka dokument. I detta skede tillför man typiskt även olika användare/användargrupper som ansvariga eller deltagare.
Dessa dokument och uppgifter kan sedan på olika smarta sätt skickas eller "marknadsföras" till dessa personer, så att de enklare och snabbare hittar dem. I sökfunktionen kan de även söka efter data där deras namn, roller eller grupper specifikt nämns. Se videon för mer information om dokumenthantering med metadata.
Hitta din information snabbare! Att få tag på rätt information, snabbt bland 100 000-tals dokument och annan data kräver att metoderna för hur du hittar och söker i dokumenthanteringssystemet är optimala. Med vårt lätthanterliga system för dokumenthantering och informationssystning kan man hitta rätt information på flera sätt:
Människor är olika och det är vår erfarenhet att vissa föredrar att använda vyer som är förkonfigurerade, andra vill hellre skapa sina egna vyer medan en hel del föredrar att bara använda sökfunktionen. M-Files dokumenthanteringssystem tillåter alla att hitta rätt på sitt sätt: olika metoder för dokumenthantering – för olika människor!
I M-Files kan man hitta information med hjälp av Vyer, som grupperar och filtrerar filer baserat på deras metadata.
I exempelvyn Manage Projects, listas alla användarens relevanta projekt. Om man vecklar ut projektet kan man se alla dokument och andra objekt som har med projektet att göra.
I M-Files kan man även hitta sin information genom simpla sökningar, där det som du mest troligen söker efter hamnar högst upp bland resultaten.
I en simpel sökning efter ordet Project hittar M-Files dokument och annan information där detta ord förekommer.
Resultaten rangordnas efter ett individbaserat poängsystem, vilket leder till att du hittar den information du mest sannolikt letar efter högst upp.
Du kan även precisera dina sökningar, genom funktionen "avancerad sökning", och får ett mindre urval att leta igenom.
Exempelvis kan du begränsa sökningen till enbart dokument, så att du utesluter alla andra informationsobjekt, genom att välja "Sök endast efter: Dokument".
Det går att göra sökningen ännu snävare, genom att exempelvis begränsa det till datum. I exemplet har vi valt att begränsa resultaten till dokument som Skapats efter 1 Januari 2015:
Hitta DIN information snabbare! Informationen du tilldelas genom dokumenthanteringssystemet bör vara relevant för dig och dina uppgifter. I följande sektion går vi igenom hur du kan styra flödet av information genom personliga vyer, sökningar och arbetsflöden (workflows).
I M-Files dokumenthantering kan man komplettera dokument och annan information med arbetsflöden, exempelvis projekt. Dessa arbetsflöden kan skräddarsys till att delvis eller fullständigt automatisera steg i processer.
Själva använder vi arbetsflöden för Opportunities i vårt M-Files CRM-system (vi använder M-Files för att lösa all vår kundhantering). I vårt arbetsflöde för Opportunities har vi upprättat följande steg:
Vid varje steg kan ett antal funktioner aktiveras, till exempel:
Om man inte vill störa en viss grupp med alla Leads som kommer in, innan de kvalificerats, kan man ställa in arbetsflödet så att denna grupp inte får tillgång till Opportunity förrän de når steget Qualified. På detta sätt kan man se till att användarna får precis den information som är relevant för dem till deras startsida, sökningar och vyer i dokumenthanteringssystemet.
Analysfirmorna Gartner och Forrester har båda listat M-Files som en ledande leverantör av elektronisk dokumenthantering och ECM.
(OBS: Länkarna leder till sidor hos vår partner, M-Files)
Top Ten reviews genomför årligen stora tester av de ledande produkterna för dokumenthantering och har (de senaste 3 åren i rad) kommit fram till att M-Files är det bästa dokumenthanteringssystemet.
Dokumenthanteringssystemet M-Files har ett mycket intuitivt gränssnitt. Mjukvaran är inbyggd som en utökning av Windows Explorer. Att spara, söka och arbeta med dokument i M-Files blir därför precis som en vanlig funktion i Windows, utan att användarna behöver lära sig ett nytt system.
Vi hoppas att vårt urval av resurser och artiklar kan vara till inspiration för er egna dokumenthantering:
Excerpt:
"The amount of data is exploding, and it's often stored in a variety of different systems or scattered across shared drives, making it hard to find and control... In this white paper, learn about a new "repository agnostic" approach to Enterprise Content Management, that helps solve these challenges."
Excerpt:
"AIIM and M-Files collaborated on this white paper that discusses why many organizations see low adoption rates of their ECM systems and steps to take for making ECM easy for employees."
Excerpt:
"M-Files explores the risks associated with the authorized employee use of their personal file sharing apps for storing company info."
Excerpt:
"M-Files explores the advantages of integrating ECM with core business applications such as ERP or CRM."
"What you need to know to plan for the cloud, mobile and more"
Kontakta oss så återkommer vi angående webbmöte eller hjälper dig starta med en kostnadsfri demolösning.