https://mobirise.com/

Diariessystem / Ärendehanteringssystem

Uppnå enklare Diariehantering och Ärendehantering med styrd metadata

M-Files ECM är ett komplett system och en standardlösning för hantering av alla former av data, bland annat dokument, handlingar och ärenden (Diariehantering/Case Management). Som platform är M-Files helt redo för EU:s dataskyddsreform, GDPR.
Läs vårt Whitepaper: M-Files och GDPR

Vad är en bra lösning för Diarie-, ärende- och dokumenthantering?

Diariessystem och Ärendehanteringssystem upprättas ofta i, eller i kombination med Dokumenthanteringssystem. Diariesystem har uppkommit utifrån offentliga sektorns behov av att optimera processer för hanteringen av handlingar, ärenden och deras kopplade data, dokument och uppgifter. Dessa utmaningar berör ofta flera olika IT-system, men de är också discipliner där processer som journalisering, arkivering, saksshantering, dokumenthantering osv. ingår. Ett system för hantering av diarier/ärenden kan därför ofta vara ett tvärgående system som hanterar alla element i ett ärendes livscykel.

Systemet kan exempelvis hantera:

Capture (Insamling)

Funktioner för mottagning av dokument, exempelvis via andra IT-system, konvertering, skanning av fysiska dokument eller konvertering av elektroniska formulär.

M-Files-mjukvaran samarbetar med alla typer av system för insamling av dokument och annan data, och tillskriver dem automatiskt, semi-automatiskt eller med manuell verkan olika metadata; så att de enklare kan hittas av rätt medarbetare eller andra system.

Workflow (Arbetsflöden)

Strukturerad behandling av dokument, både av enskilda personer (stegvis behandling i ett arbetsflöde) eller flera medarbetare (överlämning mellan olika kompetensområden).

I M-Files kan man enkelt styra uppsättningen av olika arbetsflöden för dokument och annan data, med hjälp av styrd metadata. På så vis kan element i systemet automatiskt tillskrivas lämpliga arbetsflöden baserat på metadata såsom dokumenttyp, ärendetyp, region eller andra klassifikationer.

Arkivering

Ett elektroniskt lager, där alla dokument och annan data kan arkiveras. Genom arkivering säkras dokumentation i en lagenlig period, och rådgivare/ärendebehandlare får möjlighet att återfinna tidigare saker. Dokument och annan data arkiveras med diverse metadata, inklusive klassifikation och revisionsspår.

M-Files har utmärkta arkiveringsfunktioner med full sökbarhet och möjligheter till automatisk radering av data baserat på parametrar såsom tid eller händelser (exempelvis lagenlig arkiverings tid utgår eller en person ber om att raderas från systemet, i enlighet med persondatalagen (läs mer här).

Journalisering

Indexering eller journalisering av dokument, epost och andra datatyper efter ett klassifikationssystem eller en journalplan som används i den gällande organisationen. Journaliseringen säkrar korrekt koppling mellan dokumenten och annan data till deras relevanta ärenden och handlingar.

Distribution

Distribution av data efter standarder som är vedertagna inom verksamheten eller myndigheten. Det kan exempelvis gälla standarder för design, layout, tone of voice eller delvis automatisering av massutskick; där texter färdigsställs med med hjälp av mottagardata per automatik.

Sökfunktioner

Ett gränssnitt som gör det möjligt att söka igenom data på ett strukturerat sätt. Ofta är det möjligt att göra notiser eller behandlingsnotarier. M-Files briljerar med sina sökfunktioner. Med hjälp av styrd metadata och den kraftfulla sökmotorn går det snabbt att hitta rätt data, i rätt version, varje gång.

Ärendehantering och Diariesystem enligt GDPR

Är er datahantering redo för dataskyddsreformen GDPR? M-Files är redo att tackla de utmaningar som kommer med den nya dataskyddslagen.
Läs mer i vårt whitepaper: M-Files och GDPR >

GDPR, Persondataforordningen fra EU

Perfekt ärendehantering / Case Management

Ärendehantering kan sättas upp i M-Files på precis det sätt som en verksamhet eller myndighet önskar.

M-Files bygger helt på relationer mellan styrd metadata, vilket betyder att även metadata kan ha sin egen metadata. Som exempel kan handlingar och ärenden ha precis den mängd metadata (ärendenamn, kund/organisation, ansvarig, datumfält, status, med mera) som behövs. Ärenden och andra uppgifter kan även ha arbetsflöden så att man kan skicka vidare ärendets hantering mellan olika faser, något som även kan skicka vidare hanteringen till andra medarbetare automatiskt.

Tillgången till ärenden och annan information kan styras baserat på flera parametrar, bland annat på vilket steg i arbetsflödet som det är placerat i. Ärenden och handlingar kan övervakas i förhållande till uppsatta deadlines och påminnelser kan automatiskt skickas ut till lämpliga personer inom verksamheten.

M-Files kan integreras med andra system. På så vis kan M-Files ärenderegister utgöra grunden för sakupplysningar inom andra system. Eller också kan man vidlivhålla saks- och stamdata i andra databser, och endast använda dem som metadata i M-Files. Ytterliggare en av många möjligheter är att endast indexera data från andra system, för hantering i M-Files. Möjligheterna är oändliga och kan skräddarsys till organisationens behov.

Full MS Office-integration

M-Files levereras med en MS Office-plugin som skapar en tät integration med alla Office-programmen (Outlook, Excel, Word, Powerpoint, m.fl). Office öppnar automatiskt rätt program när du checkar ut ett dokument i M-Files, och integrationen gör det även möjligt att använda M-Files-funktioner i Office-programmen:

  • Automatisk infogning av metadatavärden i dokument och templates (namn, adress, utlöpningsdatum eller annan definierad metadata).
  • Jämförelse mellan olika versioner av samma dokument.
  • Öppna dokument från M-Files direkt från Office
  • Spara dokument direkt i M-Files från Office
  • Dra mail mer eller utan bifogde filer från din inbox till M-Files-mappar i Outlook för automatisk behandling.

MS Office-menyn + M-Files

Exempel från Microsoft Word:

Skapa dokument

I M-Files diariessystem kan dokument skapas från M-Files gränssnittet, i MS Office (Word, Excel, etc.), från epost (i exempelvis Outlook), importeras från andra system eller skannas in.

Beroende på dokumenttypen kan det automatiskt startas ett arbetsflöde (exempelvis för godkännande) och meddelanden eller uppgifter kan skickas till systemets användare. Funktioner för att skapa dokument omfattar:

  • OCR-scanning.
  • Full MS Office-integration.
  • Mottagande av större mängder data.
  • Mottagande av dokument från epostssystem.
  • Skapa dokument direkt i M-Files-gränssnittet.
  • Spara data från vilket program som helst, i en virtuella M-Files-disken eller via webbläsaren.

Nedan finner ni videor med exempel på hur det kan gå till när man skapar dokument i M-Files.

Dokumentmallar i M-Files

Gem dokumenter hurtigt og nemt i M-Files, så de er nemme at finde for alle i virksomheden.

MS Outlook-integration

At finde og søge information i M-Files er superhurtigt. M-Files søger både i filnavn, metadata og i dokumentteksten for at sikre, at du finder alt du har brug for.

Import från mappar

Dynamiske views er virtuelle mapper, der automatisk organiserer information efter, hvad det er og ikke hvor det er gemt.

OCR / Scanning

I M-Files checker man dokumenter ud for at beskytte det imod at blive rettet af andre samtidigt. Når man er færdig, checker man blot ind igen, og andre kan se de ændringer der er foretaget.

Scanning i M-Files mobile app

Deling af dokumenter i M-Files er så let som et højreklik med musen. Hvad enten du skal sende en kopi til nogen eller samarbejde med kolleger, holder M-Files styr på det hele.

Databasimport

M-Files mobil adgang gør dine M-Files informationer (dokumenter, informationer, workflows) tilgængelige overalt. M-Files mobile app er tilgængelige på iTunes App Store, Google Play og Windows Phone Store.

Journalisering

I M-Files kan dokument och annan data journaliseras efter ett intern klassifikationssystem. Lägg härtill att i stort sätt vilket klassifikationssystem som helst kan implementeras, beroende på de metadata strukturer som organisationen bygger upp i M-Files. I en typisk M-Files-implementering används register över kunder, personer, projekt, platser, etc. som metadata, vilka dokument och annan data kan knyta relationer till. Detta gör att all relevant data alltid kan hittas i rätt sammanhang.

En viktig funktion i M-Files är versionshanteringen, som bland annat säkrar att man kan öppna och återställa tidigare versioner. Om man begår ett fel kan det blixtssnabbt rättas. Men denna versionshantering säkrar även att det finns full spårbarhet; man kan alltid se vem som har gjort vad och när, på alla datatyper. Denna spårbarhet gäller för ändringar i dokumentens innehåll, metadata och deras åtkomsträttigheter.

Kontakta oss så återkommer vi angående webbmöte eller hjälper dig starta med en kostnadsfri demolösning.