Drar er organisation nytta av de verkliga fördelarna med digital dokumenthantering? Eller har ni bara flyttat in dokumenten i datorn (Nätverksmappar, Sharepoint, etc.) och ärvt samma problem och begränsningar som fysiska pappersdokument har?
De flesta företag har genomfört, är igång med eller står inför någon form av digitalisering av sina dokument, dvs. förflyttning från papper och pärmar, till förvaring i datorn. Även om det fortfarande används en oväntad mängd pappersdokument (även i Nordiska, effektiviserade och miljömedvetna firmor), har de flesta firmor dokument i en dator. Men är det faktiskt någon skillnad på dessa dokument, förutom de faktum att de gått från en fysisk kabinett med mappar, till en digital kabinett med mappar? Jag försöker här redogöra för de verkliga fördelarna med elektronisk dokumenthantering, så kan ni själva avgöra om er organisation tar del av dem.
1. Automatiserat samarbete
Med pappersdokument kan det vara en komplex process att gå från ett utkast till ett nytt dokument; samarbeta i en grupp omkring det; få det fysiskt överlämnat till rätt person för godkännande; få det underskrivet och därefter nå ut med det till hela organisationen – och dra tillbaka det vid behov. Men är det någon skillnad på pappersdokument och ineffektiv digitalisering? Den största skillnaden verkar vara att man istället för att skicka dokument i pappersform, skickar man flera mail och lagrar kopior på sitt egna skrivbord. Detta gör det även svårt att veta vilken version som är rätt.
Med modern, elektronisk dokumenthantering kan man hantera samarbete, utformning, godkännande och underskrifter av dokument och andra uppgifter med automatik och digitala arbetsflöden. Utan att skapa kopior kan man samarbeta kring samma dokument. När det är färdigt kan man flytta dokumentet från “Utkast” till “För godkännande”, vilket ger rätt person tillgång och en inbjudan till att se över och godkänna. Det går att använda digitala signaturer för godkännandet, och därefter kan dokumentet publiceras till relevanta personer och system.
2. Centraliserad dokumentlagring
En av förutsättningarna för flera av ovan fördelar är att man använder centraliserad lagring av dokumenten, det vill säga att man lagrar alla data på en och samma plats. Tanken är att man istället för att leta på olika platser kan hitta alla data i ett enda system. I pappersbaserat dokumenthantering måste man fysiskt leta upp dokument, exempelvis bland olika mappar i en stålkabinett. Samma sak gäller tyvärr ofta digitaliserade firmor, där man istället bläddrar igenom mappstrukturer i datorn (som i nätverksmappar, Sharepoint, m.fl).
Med det har man faktiskt inte flyttat sig särskilt långt från pappret, när det finns så många fler möjligheter! Med moderna system kan man hitta alla data i olika kontexter med hjälp av taggarny, unik mjukvara är ute nu, som kan ge alla fördelar med centraliserad dokumenthantering baserad på metadata, utan de vanliga nackdelarna:
Fördelar med modern dokumenthantering
- Snabb sökning: på titel, innehåll och andra relevanta data. Hitta rätt data fort, på de sätt som är enklast för slutanvändarna
- Rätt version, varje gång
- Nå ut till relevanta personer med dokument, och uppgifter kring dokumenten, snabbt och säkert
- Undvik att skapa kopior, som vore svåra att hålla koll på. Kontrollera spridningen av data (inklusive känslig persondata, se Dokumenthantering enligt GDPR)
- Samarbetet effektiviseras och automatiseras
- Tung migrering av data behövs inte. Om man behöver lagra data på olika platser, men kunna hantera dem och nå dem från en punkt, går detta nuförtiden också bra med vissa system. Därefter kan man successivt migrera under huven, utan att det stör slutanvändarna. På så vis kommer man snabbare igång!
- Enkelt att skanna in pappersdokument, med smarta verktyg som automatiskt kan klassificera data och AI som ger förslag
- Leta genom mappar i datorn: filen finner man istället med metadata. Filerna kan även leta upp rätt användare, i rättan tid, helt själva!
- Skicka runt data till nyckelpersoner i arbetsflödet för dokument. Detta kan systemet göra själv, baserat på kriterier för dokumentet
- Använda lång tid på att kategorisera dokumenten rätt. Med hjälp av enkla gränssnitt och Artificiell Intelligens (AI) får slutanvändarna hjälp att snabbt och enkelt spara alla data på rätt sätt, så att det blir användbart och lätt att hitta för organisationen. Läs mer om Dokumenthantering med AI
Typiska nackdelar med elektronisk dokumenthantering, som man slipper med senaste mjukvaran
3. Standardisering
En annan fördel med elektronisk dokumenthantering är att arbete med dokument och annan data standardiseras. När man konfigurerat välfungerande arbetsflöden, som täcker den process såsom den är tänkt, blir det enklare att följa den än att hitta vägar runt (t.ex spara ner egna kopior eller skicka data via mail).
Dessutom blir det enklare att hitta mallar och andra funktioner som gör det enklare att starta dokument på rätt sätt. Om det är enklare att hålla sig till standarden än att gå runt den, kommer slutanvändarna också att göra det!
4. Säkerhet, åtkomsträttigheter och spårbarhet
I ett modern dokumenthanteringssystem, med ovan nämnda fördelar, blir även lagring och hantering av dokument säkrare. Det är enkelt att från ett system tillse att rätt personer har tillgång till skyddade dokument och att andra hålls utanför. Dessutom kan all lagring och hantering av data krypteras, och samarbete kan ske utan att skicka filer via mail. Förutom det loggas allt som händer ett dokument, med ett digitalt avtryck för varje händelse.
5. Integration av andra system
Ett modernt dokumenthanteringssystem ger slutanvändarna enkel tillgång till att spara och hämta sina data, från de program och appar som de är vana vid att använda (till exempel Word, Excel, Outlook och andra Microsoft Office-program). I vissa fall integreras dokumenthanteringen direkt i Windows, som en förlängning av skrivbordet. På så sätt blir det svårare att undvika att använda rätt dokumenthantering, än att göra på rätt sätt. “Spara som: Dokumentsystemet”, att dra filer ner till systemet eller att de upprättas automatiskt ur en databas, är andra exempel på integration med olika system.
En annan form av integration som blir möjlig, är integrationen av andra system för att få ännu mer värde utav dokumenten. Exempelvis kan affärssystem, HR-system med mera integreras i dokumenthanteringssystemet. Processer som inte riktigt täcks av existerande system utan faller mellan deras arbetsflöden så att det krävs handpåläggning, kan eventuellt automatiseras i dokumenthanteringen istället.
Jag hoppas att denna bloggpost kunnat ge lite inspiration och insikt i möjligheterna med digitalisering och elektronisk dokumenthantering. Efter att ha läst den, vet ni om ni har digitaliserat firmans dokumenthantering, eller återskapat pappershanteringen i datorn?