M-Files er en anerkendt IT løsning til Intelligent Information
Management: håndtering af dokumenter og anden information ved brug af
metadata.
M-Files organiserer information efter hvad det er
i stedet for hvor det er gemt.
Når man anvender M-Files som dokumenthåndteringssystem eller ECM system, kan man tilkøbe Intelligent Metadata Layer. Ved hjælp af Connectors til andre systemer, folderstrukturer etc. kan man søge, finde og rette i dokumenter i M-Files, uanset om de stadig ligger i den originale folderstruktur eller i et andet dokumenthåndteringssystem. M-Files respekterer endda de brugerrettigheder, som den den enkelte bruger har i det originale system.
Fra M-Files kan man se dokumenter og informationer fra andre ECM systemer og folderstrukturer uden at man behøver at migrere dem ind i M-Files. Det kan man fra alle platforme: PC, alle browsere og mobile enheder. Det giver en omgående adgang til alle informationer og dokumenter i virksomheden – altså dem de har rettigheder til at se – uanset om de er på deres mobil, iPad, PC eller gennem en browser hos en kunde.
Ifølge Gartner er ideen om ét ECM system, der håndterer alle virksomhedens
dokumenter, død.
Fremtiden er repository uafhængige platforme, der
tilbyder nem adgang til alle virksomhedens dokumenter og data, uanset hvor de ligger og
hvilket system de ligger i. Det tilbyder M-Files en helt unik
løsning på: Intelligent Metadata Layer.
Og sammen med anvendelse af kunstig intelligens i udfyldelsen af metadata er der
nu endelig en mulighed for at søge, finde og få adgang til alle virksomhedens data i én
og samme platform, M-Files. Vi kalder det Intelligent
Information Management.
Når man har muligheden for i den indledende fase af virksomhedens brug af
M-Files at lade eksisterende dokumenter og information ligge i
gamle systemer, kan man lade alle få adgang til dokumenterne gennem M-Files
samtidig med at de kan tilgå dem fra de oprindelige systemer og
folderstrukturer.
Så kan man planlægge en migrering ved at lade afdelinger, teams eller
enkeltpersoner etablere metadata på deres filer i M-Files i
den takt det passer organisationen.
Når du implementerer M-Files dokumenthåndtering med metadatastyring kan du klare migreringen af data fra forskellige eksisterende systemer, foldere etc intelligent og planlagt, uden store projekter.
Ved brug af Intelligent Metadata Layer (IML) kan M-Files connecte til alle eksisterende dokumentsystemer, respektere de rettigheder hver bruger har til disse systemer , gøre dem søgbare gennem M-Files, vise dem og åbne dem fra M-Files. Fuldstændig som lå de i M-Files. Men i begyndelsen findes de ikke i M-Files – man får blot adgang til dem gennem M-Files.
Efterhånden som man ønsker at overføre dem til M-Files kan det gøres trinvist. Først kan man give dem metadata. Det gøres med AI (Artificial Intelligence) hvor M-Files analyserer dokumentet og foreslår metadata (Kunde, dokumenttype (Kontrakt, tilbud osv) og alt hvad du har behov for). Derved kan dokumentet styres i M-Files og der sker versionsstyring. Slutteligt kan de overføres til M-Files.
Alt sammen i det tempo og i det omfang man ønsker.
Selv om man får nyt, moderne metadatastyret ECM/dokumenthåndteringssystem, behøver man
ikke at migrere. Hvis de gamle dokumenter ligger trygt og godt i SharePoint, Google
Drive, Documentum, OpenText osv., så kan man trygt lade dem ligge der og være
tilgængelige der, hvor brugerne har været vant til, at de ligger. Men man har også
adgang til dem i M-Files, og kan se det samlede overblik over
alle dokumenter der.
I starten når man etablerer forbindelse fra M-Files til andre ECM systemer eller folderstrukturer, får brugerne adgang til alle data gennem M-Files, som er en unik løsning på markedet. Men dukumenterne ligger stadigvæk – hvis man ønsker det og er tilfreds med det enten permanent eller i en overgangsperiode – i det gamle systemer. Det eneste der er i M-Files er et indeks og en visuel dokumentstruktur, som den findes i originalsystemet. Men dokumentet er ikke i M-Files og der er heller ikke metadata. Men man kan søge, finde og rette i det fra M-Files.
Efterhånden som man ønsker at styre dokumentet eller en gruppe af dokumenter i M-Files
giver man det metadata. Med M-Files IML følger der en avanceret kunstig intelligens, der
kan analysere det enkelte dokument og komme med forslag til metadata, fx:
• Dokumenttype (Kontrakt, referat, tilbud, specifikation etc)
• Kunde (ud fra kunde-metadata)
• Projekt (ud fra projekt-metadata)
• Projektleder (ud fra M-Files bruger)
• Osv osv
Den kunstige intelligens er baseret på ABBYY, og bliver dygtigere og dygtigere
efterhånden som den bliver anvendt mere og mere til at give dokumenter
metadata.
Personlig web demo
Et webkald, hvor vi kan drøfte dine behov og M-Files muligheder.
Gratis M-Files trial
Download en 30 dages fuld demoversion af M-Files.
Det er Steen der kommer til at hjælpe dig med din
forespørgsel.
Hvis der er noget du er i tvivl om, så ring eller skriv til
ham.
Mobile: +45
2141 6100 | Email: [email protected]
