Document Management with M-Files

Why M-Files DMS?

M-Files is a leading global developer and vendor of software for Document Management, Information Management and Enterprise Content Management. As Nordic Gold Partner, we implement solutions using the software that answer to the unique demands of our customers.

The system is easy to use and fully scalable. M-Files quickly becomes widely adopted by the users, mainly because of M-Files unique way of organizing documents and other information: not based on where it is stored in a folder structure, but what it is.

Easy Document Management

Get started quicker with your Document Management! M-Files DMS (Document Management System) is a very fast and user-friendly software for managing information. Among its key strengths is its quick implementation and easy configuration, but perhaps its main success factor is its ease of use for the End Users.

By assigning documents and other data different Metadata (category, usage area, project, customer, etc.) instead of placing them into folders, it is easier to locate them quickly since everything can be found in several ways without manual searching. The Document Management System can easily be adapted to your unique requirements. Except for Document Managemnt, M-Files can also solve several other challenges. There are ready-made M-Files solutions to Quality Management (QMS), Customer Relations (CRM), Contract Lifecycle Management (CLM) and more.

Find your information faster!

Processing and finding documents and other data is lightning fast, thanks to the technology and principles behind M-Files Document Management. Learn how!

Manage all company data!

M-Files can easiliy handle all forms of data, from any source. Store, secure and share all documents and other information from one secure place, even in highly regulated businesses. View video: Metadata-based Document Management.

Dokumenthantering till PC och mobila enheter
Multi-platform (Win/Mobile/Web)

M-Files has an integrated Desktop Client for Windows, while the Web portal and Mobile app makes the company data vault available to your users, anywhere. View video.

Ready-made or Tailor-made

Smart information management can be leveraged in many ways. There are ready-made solutions to configure to your needs. M-Files is also an easy platform for tailoring your own solutions.

Guided Video Tour of M-Files Document Management

Download the mobile M-Files app:
iTunes App Store, Google Play och Windows Phone Store.

A detailed look at M-Files

Research into Information Management shows that even companies that make extensive use of systems for ERP, CRM and other business areas still retrain 60 % of their information in documents; mainly simple documents in Microsoft Office formats (Word, Excel, PowerPoint, etc.).

Other studies show that companies generally tend to have about 19 versions of the same document, usually in different folders in the company network -- excluding versions on the employees' own desktops! This further compounds the already complex issues of finding the right information in the right time, and be sure that it's the right version of that piece of information.

Using M-Files to manage your information, it become much easier to find what you need than in traditional, folder-based solutions. With M-Files DMS, you can be certain to always find the right version first, with full version management allowing you to see past versions.  M-Files keeps track of all sorts of informations and can in most cases completely prevent file doubles in your network.

Metadatabaserad dokumenthantering

Låt en databas hålla styr på dokumenten, istället för olika mappar. Mappar har länge varit det föredragna sättet att organisera filer i dokumenthantering – och är förmodligen fortfarande det i en tid framöver. Troligen beror det på att mappstrukturer förekommit så ofta sedan digitaliseringens början: inte bara inom företagssystem utan fortfarande som den vanligaste metoden för filhantering i datorer, mobiler och Cloud-lagringstjänster.

Men i stor sett alla mappstrukturer är ologiska och användandet urartar lätt efterhand. Till exempel bara information i en kontext, vilket leder till att information ofta blir sparad på nytt i andra mappar för att återge datan i andra kontexter. Dessutom hänger fasta mappstrukturer svårligen med i hur företagets behov för dokumenthantering ändras över tiden, vilket gör att de blir vanskliga både för att spara ny information och hitta befintliga dokument i. Resultatet blir att du mer och mer märker att du hittar fel information – långsamt.

För att företaget ska kunna hitta och använda information snabbare, gäller det att informationen lätt går att hitta för de medarbetarna som behlver den; i den kontext de behöver den för stunden. Med M-Files som dokumenthanteringssystem hittar du alltid rätt information – snabbt!

Dokumenthåndtering uden foldere

Metadata ensures relevant datastream

When setting up M-Files as your DMS, you decide which metadata, assignments, workflows etc. to connect to different documents. At that point, you typically assign the relevant Users/User Groups as responsible and/or collaborators for different document types and categories.

These documents and other data kan then be published or "marketed" in various clever ways, to ensure they reach the relevant people when they are needed. This makes it very easy to direct the flow of information to the users in a successful way.

Using the search function it is possible to find data based not only on the subject and free-text from within the document, but also on connected roles, groups, projects and other metadata. View the video about Metadata Card Configuration in this section to learn more!

Document Management in different ways, for different people

Find your information faster! Quickly getting a hold on the right information among 100 000's of documents and other data requires optimal methods for finding and searching in your document management system. With our easy-to-use system for document management, it is possible to find the right data in several ways:

  • In Views: virtual folders that filter files and other data based on select metadata. These can be general views setup for access by the whole company; specific to certain user groups; or completely individual and created by the users for their own Home screen.
  • Through Simple Search, where M-Files quickly give you a ranked list of the most relevant results based on your free-text search. These searches use an advanced algorythm to ensure the items you are most probably looking for get a top ranking.
  • Using Advanced Search, which lets you filter your search and get a smaller selection of results.

People are different and it is our experience that they prefer different approaches. Some want pre-configured Views to find the data they are expected to work with quickly from their Home screen, others want to configure their own individual Views based on their schedules and responsibilities. Then there are those that prefer to only use the smart search function. M-Files DMS lets people use any way as a way to find their data: different ways for different people!

Hantera dokument i Vyer

I M-Files kan man hitta information med hjälp av Vyer, som grupperar och filtrerar filer baserat på deras metadata.

I exempelvyn Manage Projects, listas alla användarens relevanta projekt. Om man vecklar ut projektet kan man se alla dokument och andra objekt som har med projektet att göra.

Eksempel af dokumenthåndtering med vyer

Simpel sökning

I M-Files kan man även hitta sin information genom simpla sökningar, där det som du mest troligen söker efter hamnar högst upp bland resultaten.

I en simpel sökning efter ordet Project hittar M-Files dokument och annan information där detta ord förekommer.

Resultaten rangordnas efter ett individbaserat poängsystem, vilket leder till att du hittar den information du mest sannolikt letar efter högst upp.

Eksempel: dokumenthåndtering med søgning

Avancerad sökning

Du kan även precisera dina sökningar, genom funktionen "avancerad sökning", och får ett mindre urval att leta igenom.

Exempelvis kan du begränsa sökningen till enbart dokument, så att du utesluter alla andra informationsobjekt, genom att välja "Sök endast efter: Dokument".

Dokumenthåndtering med avanceret søg, eksempel screenshot

Det går att göra sökningen ännu snävare, genom att exempelvis begränsa det till datum. I exemplet har vi valt att begränsa resultaten till dokument som Skapats efter 1 Januari 2015:

Eksempel 2: Alternativer i dokumenthåndtering med avanceret søg

Rollbaserad dokumenthantering

Hitta DIN information snabbare: Informationen du tilldelas genom dokumenthanteringssystemet bör vara relevant för dig och dina uppgifter. I följande sektion går vi igenom hur du kan styra flödet av information genom personliga vyer, sökningar och arbetsflöden (workflows).

Personliga vyer

I M-Files kan du som användare skapa dina egna vyer, som komplement till de som upprättats av admin för företaget. Personliga vyer kan specifika kriterier för att filtrera efter information som är relevant till dig, exempelvis:
  • Projekt där du står som projektledare eller deltagare
  • Dokument som du har skapat eller redigerat
  • Dokument som du har läst de senaste 30 dagar

Du kan även upprätta en sökning med särskilda kriterier som en vy, om du även vill kunna använda den nästa gång en liknande uppgift ska lösas. Hur länge du vill behålla personliga vyer är upp till dig.

Personlige søgninger

Du kan naturligtvis söka efter information där du står med som ansvarig eller som en av deltagarna. Resultaten rangordnas efter de objekt som du har mest sannolikt intresse för.

Arbetsflöden/Workflows i M-Files

I M-Files dokumenthantering kan man komplettera dokument och annan information med arbetsflöden, exempelvis projekt. Dessa arbetsflöden kan skräddarsys till att delvis eller fullständigt automatisera steg i processer.

Själva använder vi arbetsflöden för Opportunities vårt M-Files CRM-system (vi använder M-Files för att lösa all vår kundhantering). I vårt arbetsflöde för Opportunities har vi upprättat följande steg:

  1. Lead
  2. Qualified
  3. Closed as Won
  4. Closed as lost

Vid varje steg kan ett antal funktioner aktiveras, till exempel:

  • Skicka ett meddelande till en ansvarig användare
  • Tilldela uppgifter till en ansvarig användare
  • Ändra åtkomsträttigheter, t.ex. ge en viss användare tillgång till informationen
  • Ändra eller tillför metadata
  • Med mera

Om man inte vill störa en viss grupp med alla Leads som kommer in, innan de kvalificerats, kan man ställa in arbetsflödet så att denna grupp inte får tillgång till Opportunity förrän de når steget Qualified. På detta sätt kan man se till att användarna får precis den information som är relevant för dem till deras startsida, sökningar och vyer i dokumenthanteringssystemet.

Recognized by Gartner

The analysis firms Gartner and Forrester both continually list M-Files as a leading vendor of document management and ECM.
(OBS: Links lead to the website of our partner, M-Files)

Dokumenthåndtering i stor test: Gartner Magic Quadrant

#1 Document Management System

Top Ten reviews conducts continual reviews of the leading products for document management and has (for the last four years in a row) ranked M-Files DMS as the best system on the market.

M-Files Dokumenthåndteringssystem, bedst i test

98 % acceptance among End Users

M-Files has a very intuitive user interface. The software is built into Windows as an extenstion of Windows Explorer. Saving, searching and managing documents in M-Files feels just like Windows functions, without forcing users to learn a new system.

Free Trial Personal demonstration Videos

Whitepapers, articles and e-Books

Fremtidens dokumenthåndtering, Intelligent Metadata Layer

The Future of ECM:
The Intelligent Metadata Layer


"The amount of data is exploding, and it's often stored in a variety of different systems or scattered across shared drives, making it hard to find and control... In this white paper, learn about a new "repository agnostic" approach to Enterprise Content Management, that helps solve these challenges."

Recept til vindende dokumenthåndteringssystemer

A winning ECM Recipe:
Simplicity on the Frontend, Sophistication on the Backend


"AIIM and M-Files collaborated on this white paper that discusses why many organizations see low adoption rates of their ECM systems and steps to take for making ECM easy for employees."

Risk management for dokumenthåndtering

The Risks of Filesharing:
Is your company data at risk?


"M-Files explores the risks associated with the authorized employee use of their personal file sharing apps for storing company info."

Dokumenthåndtering i den rette kontext

Providing Content in Context:
on integration with core systems


"M-Files explores the advantages of integrating ECM with core business applications such as ERP or CRM."

Free e-Book:
Rethinking Content Management 

"What you need to know to plan for the cloud, mobile and more"

Dokumenthåndtering i mobilen

Get in touch and we will contact you to discuss a personal demo or help you get started with a free trial.