Måste man som firma ha ett “riktigt” dokumenthanteringssystem, eller räcker det med Cloud storage (molnlager som Google Drive, Dropbox, Box, osv.)? Vad skiljer branschens bästa dokumenthanteringssystem från deras motsvarande molnlager?
Dokumenthantering har på senare tid kommit att innebära allt fler funktioner för att lösa moderna företags utmaningar. Utvecklarna av de bästa dokumenthanteringssystemen jobbar hårt för att möta dessa krav och på grund av detta finns det nu en påtaglig skillnad på Document Management Systems och Document Storage Services. Ibland används uttrycket dokumenthantering för bägge, men det ingår betydligt mer funktionalitet i ett dokumenthanteringssystem. Vad är då skillnaden på ett fullfjädrat dokumenthanteringssystem och “Cloud storage”?
Jag försöker här beskriva de funktioner som skiljer de bästa dokumenthanteringssystem (som strävar åt att förenkla och automatisera varje möjlig funktion för datahantering) från de bästa dokumentlagren (som lagrar och låter dig dela dina filer, med lite olika extrafunktioner beroende på tjänsten). De är nämligen helt olika djur. När vi gått igenom dessa skillnader kan du ta ställning till vilket sorts system ditt företag behöver!
Dokumentlager eller “Cloud storage” är oftast tjänster som låter dig lagra dokument till ett valv i molnet. Ofta lagras information i mappstrukturer och det går ofta att komma åt dem via webben och appar i mobilen. Några av dessa tjänster går att integrera med Microsoft Office, exempelvis Microsofts OneDrive.
Vilka är branschens bästa dokumenthanteringssystem?
Dokumenthanteringssystem ska, förutom att snabbt och på ett intuitivt sätt låta medarbetare hitta och spara sina data (oavsett om de är i molnet eller på en server som ägs av företaget), även kunna tackla automatiseringen av processer för datahantering inom företaget. Beroende på vilka behov som finns och hur företagets IT och ekonomi ser ut, kan det finnas olika lösningar som är intressanta. Oftast kan man prova dem först, eller höra av sig för en demonstration. Men var ska man börja?
Ett bra sätt att sätta sig in på hur olika aktörer löser utmaningarna inom dokumenthantering är att läsa de rapporter om branschen som ledande analysfirmor årligen släpper. Deras analyser ger både en övergripande och detaljerad bild av vad som finns på marknaden. Nedan får du gratis tillgång till de senaste rapporterna från några av de ledande firmorna, via M-Files.com:
Nucleus Research – ECM Value Matrix 2018
Gartner Group – Magic Quadrant for Content Service Platforms 2017
Forrester Research – ECM Services 2017
För mer lättlästa (men seriösa) jämförelser och annan information om, kan man läsa recensionssidor, branschtidningar eller IT-magasin (exempelvis Business.com:s sammanställning av de bästa dokumenthanteringssystemen).
Cloud storage/Dokumentlager
OBS: Nu pratar vi om företagets gemensamma dokumentlagring. I denna post diskuterar jag inte de många fördelarna med “Cloud storage”-tjänster för privatpersoner och mindre grupper.
Cloud Storage eller dokumentlagring med samarbetsfunktioner finns det ett flertal webbtjänster för, exempelvis Google Drive, Dropbox, med flera. Men om man ska vara krass finns redan ett av de bästa och säkraste dokumentlagren inbyggt i Windows. Jag pratar om nätverksmappar, delade på logiska sätt ut till företagets olika avdelningar och roller.
Med en bra plan för upplägg och administration fungerar Work Folders i Microsoft Server 2012 R2 minst lika bra. Här finns en engelsk bloggpost för hur man kan komma igång: Work Folders i Microsoft Server 2012 R2 låter dig skapa din egen Dropbox. Apparna som omnämns för mobil tillgång har släppts sedan bloggposten skrevs.
Flertalet mellanstora och större firmor använder redan nätverksmappar, men när det talas om “dokumenthantering” är det oftast i frågan om att byta upp sig från mapparna eller liknande dokumentlager. Första frågan man bör ställa sig är då: Ska vi sikta på ett modernt dokumenthanteringssystem, eller räcker det med ett “bättre” dokumentlager? Vad som styr detta är inte nödvändigtvis storleken på företaget eller deras datamängd, utan snarare processerna för deras data. Om det finns behov för automatisering av ett antal steg i dokumenthanteringen, sker det enklast genom implementeringen av ett dokumenthanteringssystem. Här ingår automatisering av versionshantering, meddelanden och dylikt, också.
Dokumenthanteringssystem
Dokumenthanteringssystem, som namnet antyder, ger dig även möjligheten att “hantera” dokument på andra sätt inom systemet innan du går in och redigerar i exempelvis Word. Framförallt handlar det om att införa automatik i kategorisering, versionsstyrning och hantering av olika filer och dokumenttyper, så att mindre tid går åt till att hitta rätt mappar att spara i, skicka mail till medarbetare om ändringar eller leta upp rätt version av dokument.
Automatisering med arbetsflöden
En stor skillnad mellan dokumentlagring och elektronisk dokumenthantering är Arbetsflöden där medarbetare kan samarbeta och föra en process vidare steg för steg, och därmed aktivera automatiska händelser mellan stegen. Ett kontrakt kan skapas från en mall och styras stegvis från första utkast; till godkänt utskick; fram till underskriven kopia. Dokumentets målgrupp (användargrupper inom och utom företaget), format (ändrad från .docx till .PDF), kategori, ansvarig person osv. kan komma att automatiskt ändras mellan stegen.
När ett särskilt steg i en process uppnås kan den som behöver utföra nästa steg kontaktas och briefas på sina uppgifter, automatiskt. När det underskrivna kontrakten snart löper ut, kan den ansvariga personen få en påminnelse via e-post om detta. Med hjälp av arbetsflöden gör de bästa dokumenthanteringssystemen det möjligt att inte bara söka efter rätt filer: filerna kan söka upp rätt användare, i rättan tid! Arbetsflöden gör att all dokumenthantering kan ske så automatiskt som möjligt, vilket innebär färre steg för medarbetarna att utföra.
Lagring av data
Ett bra dokumenthanteringssystem ser till att det är enkelt att lagra sina filer och nästan omöjligt att göra fel (exempelvis spara dubbletter, på fel plats eller fel version), oftast genom en kombination av god kategorisering och automatisk versionsstyrning. Förutom detta har moderna dokumenthanteringssystem ofta en struktur utan mappar, där alla data kategoriseras med hjälp av metadata, vilket gör det svårt att spara filer “på fel plats”.
De bästa dokumenthanteringssystemen ser även till att förebygga att användare sparar lokala kopior (en handling som förstör versionshanteringen och tilliten till systemet), genom att vara väldigt enkla att använda. Logiken är enkel: om det är lika enkelt eller enklare att använda lösningen som att spara ner filer på sin egna hårddisk, kommer användarna att utnyttja systemet. Om inte kan det lätt bli en kamp!
Det kan även röra sig om skannade eller fotograferade, ickedigitala filer (fysiska dokument) som ska föras in på rätt sätt för att inte agera annorlunda än de heldigitala filerna (skapade från början i en dator). De ska då vara lika sökbara och ingen viktig information eller metadata får gå förlorad. Då krävs det att man har kontroll över hur systemet ska tolka den information som avläses från dokumenten. Det är i synnerhet viktigt att kontrakt och dylikt lagras korrekt.
Andra skillnader mellan lagring och dokumenthantering
- Hitta och spara filer: De bästa dokumenthanteringssystemen låter administratören bygga upp datastrukturen från grunden, dvs. vilka objekt, klasser och dokumenttyper som ska kunna lagras i dokumenthanteringssystemet. Detta gör att dokumenten som sparas, skannas in eller lagras från e-post blir kategoriserade på ett sätt som stämmer överens med företagets arbetsgång. För att förenkla letandet bör det finnas flera metadata, så att man kan hitta dokumenten i de olika sammanhang medarbetarna söker efter dem i.
- Integration: Dokumenthanteringssystem bör vara kopplade till övriga program som medarbetarna använder dagligen, exempelvis Microsoft Office-produkter och numera även deras webbtjänster (Word, Excel, Outlook, etc.), så det går att spara direkt från skrivande stund. Det bör även gå att spara ny data till systemet direkt från medarbetarnas e-post, med möjlighet för flera typer av automatiska kategoriseringar.
- Mobil åtkomst: Mobil dokumenthantering är något som förutsätts enligt dagens standard, om inte fullständigt likvärdig bör den vara nära på datoråtkomsten, oavsett plattform.
- Mallar med automatik: När du skapar ett dokument för en kund från en mall, bör den per automatik kunna läsa in metadata om kunden eller projektet som dokumentet hör till, så att du slipper fylla i detta själv.
- Webbåtkomst: Även om en klient medföljer, bör medarbetarna kunna ta del av dokumenthanteringssystemets funktioner i sin webbläsare. Återigen är Office 365, med sin webbåtkomst och profilering som en tjänst istället för produkt, ett bra exempel på IT-trenderna.
- Kontroll över behörigheter och skräddarsydd upplevelse: Det bör finnas ett smart sätt att styra vem som ser vad, och i vilket sammanhang. Även om det kanske inte alltid finns någon förhöjd säkerhetsrisk med att alla medarbetar ser merparten av filerna, kan det lätt vara förvirrande att se all data. Utvecklarna bakom de ledande dokumenthanteringssystemen förstår att kontexter är lika viktiga som själva innehållet: det är viktigt att medarbetarna först och främst ser vad just de behöver, vid tillfället de behöver det. Därför måste man, baserat på användargrupper (olika roller eller avdelningar) och användarnamn, kunna styra vilka data som visas för vem och på vilket sätt.
Om du efter denna post kan säga: “Vi behöver nog ingen automatik. Vi behöver bara kunna lagra våra filer sedan sköter vi resten själva: inklusive att rätt version alltid kommer fram och att ingen sparar ner filer på sin egna hårddisk” så är Dokumentlager rätt för er. Då föreslår jag att ni tar med Microsoft Server 2012 Work Folders när ni undersöker alternativen.
Om ni har minsta intresse för att 
lära er mer om dokumenthantering för ert företag, kan man som sagt börja med att ta en titt på några rapporter från ledande analysbyråer: Nucleus Research, Gartner Magic Quadrant och Forrester.
Dessa rapporter placerar M-Files, plattformen vi föredrar och återförsäljer i Norden, som en ledare. M-Files är även utsett, för femte året i rad, som det det bästa dokumenthanteringssystemet av recensionssidan Business.com.
Det finns många system av välja mellan, men det viktiga är att det ni väljer klarar av just era utmaningar. Därför är det bäst, enligt oss, att så tydligt som möjligt kartlägga och specificera era behov. Vi föredrar att rita upp detta visuellt, hellre än enbart i långa specifikationsdokument som inte nödvändigtvis bidrar med värde/blir lästa. Med en sammanhängande, visuell karta är det enklare att nå fram till en konkret bild av syfte och slutresultatet man vill nå – som alla kan förstå.
Vi hjälper er gärna med kartläggningen
Om ni tror att ni kan ha nytta av ett intelligent dokumenthanteringssystem ställer vi gärna upp och hjälper er komma igång. Ni kan få gratis tillgång till vårt enkla verktyg i molnet, där ni kan samarbeta för att rita upp vilka processer, typer och källor till dokument som behöver innefattas av ert dokumenthanteringssystem.
Kom snabbt och enkelt underfund med precis vad ni behöver, på både kort och lång sikt. Vi spenderar gärna en del tid på att hjälpa er komma igång, och se efter om vi kan hjälpa er med någon av våra lösningar. Om ni tycker om vårt sätt att arbeta kan vi gå vidare och ta fram en lösning år er!
Även om ni sedan inte väljer våran mjukvara för dokumenthantering, kan ni behålla verktyget och er dokumentation: som ni kan arbeta vidare på och använda som en visuell specifikation.
Om ni tycker detta låter intressant, tveka inte att kontakta oss för att starta en dialog och boka ett webbmöte! (Det går även att chatta med oss genom appen i högra hörnet)
/ Christian Allgulander, Software consultant
| +46 74 202 11 85