Ved valg af dokumenthåndteringssystem skal man sikre sig:
- At producenten er stærk, stabil og nytænkende, så man sikrer den fortsatte udvikling
- At implementeringspartneren har en dyb erfaring med løsningen, og evner at oversætte jeres forretningsmæssige behov til konkret og effektiv opsætning af dokumenthåndteringssystemet.
- At dokumenthåndteringssystemet har en grundlæggende struktur, der er nem at opbygge og vedligeholde og nem at forstå
- At det er troværdigt, så brugerne umiddelbart har tillid til systemet
- At dokumenthåndteringssystemet er nemt at bruge på alle platforme
- At den tekniske platform er åben og kan tale sammen med andre systemer
- At det integrerer vel med Office og andre IT systemer
- At medarbejderne kan samarbejde om dokumenter og andre oplysninger
- At det har alle relevante funktioner
- At det er sikkert, så uvedkommende ikke kan se, ændre eller forvanske data, tilsigtet eller utilsigtet
- At der på forhånd eksistererbrugbare og gennemtestede vertikale løsninger, der enten umiddelbart kan anvendes eller kan være grundlag for egne løsninger
- At dokumenthåndteringssystemets økonomi samlet set (licenser, implementering og hardware) er attraktivt