bootstrap modal form

Dokumenthantering med M-Files

Varför M-Files Dokumenthantering?

M-Files är en ledande global leverantör av mjukvara för dokumenthantering, informationsstyrning och Enterprise Content Management. Som Nordisk Guldpartner implementerar vi lösningar med mjukvaran som tillsvarar våra kunders unika behov.

Dokumenthanteringssytemet är enkelt att använda och fullt skalerbart. M-Files blir snabbt välanvänt på arbetsplatser som inför det: mycket av framgången kommer från M-Files unika sätt att organisera dokument efter vad de är; inte vilka mappar de lagrats i.

100% Redo för GDPR

Är du redo för EU:s nya krav på verksamheters hantering av persondata?
Läs hur M-FIles uppfyller GDPR:s 10 krav på dokumenthanteringssystem >

GDPR, Persondataforordningen fra EU

Dokumenthantering på ett enklare sätt

Kom igång enklare och snabbare med er dokumenthantering! M-Files DMS (Document Management System, dokumenthanteringssystem på svenska) utmärker sig som en mycket snabb och användarvänlig mjukvara till elektronisk dokumenthantering og informationsstyring. Bland huvudstyrkorna finns M-Files snabba implementering och enkla konfigurering, men kanske är det mest uppskattad för sin enkelhet för slutanvändaren.

Genom att tillskriva dokument och annan data olika metadata (tillhörighet av kategori, användningsområde, projekt, kund, etc.) itstället för att placera dem i mappar, kan man snabbare hitta sin data på fler sätt än manuellt letande. Dokumenthanteringssystemet kan kan enkelt anpassas efter era unika behov. M-Files kan även lösa en rad andra utmaningar, inte bara dokumenthantering. Det finns färdiga lösningar till kvalitetsstyrning (QMS), kundhantering (CRM), kontrakthantering (CLM), med mera.

Hitta din information snabbare!

Hantering av dokument och annan data går blixtsnabbt, tack vare teknologin och de smarta principerna bakom M-Files dokumenthantering. Läs hur M-Files gör din dokumenthantering snabbare.

Styr upp all data i verksamheten!

M-Files hanterar enkelt alla former av data, från alla tänkbara källor. Spara, skydda och dela alla dokument och annan information från ett centralt ställe, även i högt reglerade branscher. Läs mer och se videon om Metadatabaserad dokumenthantering.

Dokumenthantering till PC och mobila enheter
Multi-platform (Win/Mobile/Web)

M-Files Desktop Client finns till Windows, medan Webbversionen och Mobilappen gör företagets data tillgänglig till medarbetarna överallt. Se mer i videon om Mobil Dokumenthantering i vår videosektion.

Färdiga eller skräddarsydd lösning

Smart informations- och dokumenthantering kan utnyttjas på mängder av sätt. Det finns färdiga lösningar som kan konfigureras till era unika behov. Dessutom är M-Files en enkel platform för utveckling av egna lösningar.

Guidad videotur i M-Files enkla dokumenthantering

Här hittar du ett urval av videor om dokumenthantering som visar hur man använder M-Files till att styra all möjlig information!

Spara i dokumenthanteringssystemt

Skapa och spara dokument snabbt och enkelt i M-Files, så att de är lättare att hitta för alla i verksamheten.

Sök dokument och information

Att hitta och söka bland information går supersnabbt! M-Files låter dig söka både i filnamn, metadata och dokumentinnehåll för att säkerställ att du hittar var du behöver.

Dynamiska vyer

Dynamiske vyer är virtuella mappar som automatiskt organiserar information efter vad det är, utan att du behöver leta upp och spara i rätt mappar.

Redigera och hantera dokument

I M-Files checkar man ut dokumenten man vill ändra i; för att undvika att någon annan försöker redigera dem samtidigt. När man är färdig sparar man och checkar in dokumentet igen, så kan alla i företaget se förändringarna.

Dela dokument och annan information

Att dela dokument i M-Files är lika lätt som ett högerklick! Vad du än vill ska skicka av eller samarbeta med kollegor, håller M-Files reda på att dubletter undviks, länkar fungerar och att filsäkerheten och eventuell sekretess bevaras.

Mobil dokumenthantering

M-Files mobila app till gör dina M-Files data (dokument, information, workflows) och funktioner tillgängliga vart du än beger dig. Appen kan laddas ner från på iTunes App Store, Google Play och Windows Phone Store.

Detaljer om M-Files dokumenthantering

Även verksamheter som utförligt använder system för ERP, CRM och andra affärssystem, ligger över 60 % av organisationens information i dokument. Detta visar flera studier. Främst rör det sig om simpla dokument från Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc.

Studier visar också att företag har i genomsnitt 19 olika versioner av samma dokument, ofta i olika mappar i nätverket -- samt extra versioner på medarbetarnas egna skrivbord! Detta ökar komplexiteten i att hitta rätt information i rättan tid, och att vara säker på att man får tag i rätt version av informationen.

Genom att styra upp sin dokumenthantering med M-Files blir det mycket lättare och snabbare att hitta vad man letar efter än i traditionella, mappbaserade lösningar. Med detta dokumenthanteringssystem ser du till att du alltid hittar rätt version, med tillgång till full versionskontroll för att se tidigare versioner. M-Files håller styr på alla typer av information och kan helt förebygga uppkomsten av dubletter.

Metadatabaserad dokumenthantering

Låt en databas hålla styr på dokumenten, istället för olika mappar. Mappar har länge varit det föredragna sättet att organisera filer i dokumenthantering – och är förmodligen fortfarande det i en tid framöver. Troligen beror det på att mappstrukturer förekommit så ofta sedan digitaliseringens början: inte bara inom företagssystem utan fortfarande som den vanligaste metoden för filhantering i datorer, mobiler och Cloud-lagringstjänster.

Men i stor sett alla mappstrukturer är ologiska och användandet urartar lätt efterhand. Till exempel bara information i en kontext, vilket leder till att information ofta blir sparad på nytt i andra mappar för att återge datan i andra kontexter. Dessutom hänger fasta mappstrukturer svårligen med i hur företagets behov för dokumenthantering ändras över tiden, vilket gör att de blir vanskliga både för att spara ny information och hitta befintliga dokument i. Resultatet blir att du mer och mer märker att du hittar fel information – långsamt.

För att företaget ska kunna hitta och använda information snabbare, gäller det att informationen lätt går att hitta för de medarbetarna som behlver den; i den kontext de behöver den för stunden. Med M-Files som dokumenthanteringssystem hittar du alltid rätt information – snabbt!

Dokumenthåndtering uden foldere

Metadata styr var du har ansvar

Vid uppsättningen av M-Files som dokumenthanteringssystem bestämmer man vilka metadata, uppgifter, arbetsflöden och dylikt som ska knytas till vilka dokument. I detta skede tillför man typiskt även olika användare/användargrupper som ansvariga eller deltagare.

Dessa dokument och uppgifter kan sedan på olika smarta sätt skickas eller "marknadsföras" till dessa personer, så att de enklare och snabbare hittar dem. I sökfunktionen kan de även söka efter data där deras namn, roller eller grupper specifikt nämns. Se videon för mer information om dokumenthantering med metadata.

Dokumenthantering på olika sätt, för olika människor

Hitta din information snabbare! Att få tag på rätt information, snabbt bland 100 000-tals dokument och annan data kräver att metoderna för hur du hittar och söker i dokumenthanteringssystemet är optimala. Med vårt lätthanterliga system för dokumenthantering och informationssystning kan man hitta rätt information på flera sätt:


  • I Vyer: virtuella mappar som grupperar och filtrerar filer och annan information efter valda metadata. Det går att sätta upp generella vyer för hela företaget, för specifika användargrupper och vyer på individnivå.
  • Med hjälp av en Simpel sökning, där man skriver in sit sökord och M-Files snabbt återger alla objekt som är relevanta. Dessa sökningar använder en algorytm som ser till att det du mest sannolikt letar efter hamnar överst.
  • Genom en Avancerad sökning där du kan fokusera din sökning och därmed få ett mindre urval att leta i.


Människor är olika och det är vår erfarenhet att vissa föredrar att använda vyer som är förkonfigurerade, andra vill hellre skapa sina egna vyer medan en hel del föredrar att bara använda sökfunktionen. M-Files dokumenthanteringssystem tillåter alla att hitta rätt på sitt sätt: olika metoder för dokumenthantering – för olika människor!

Hantera dokument i Vyer

I M-Files kan man hitta information med hjälp av Vyer, som grupperar och filtrerar filer baserat på deras metadata.

I exempelvyn Manage Projects, listas alla användarens relevanta projekt. Om man vecklar ut projektet kan man se alla dokument och andra objekt som har med projektet att göra.

Eksempel af dokumenthåndtering med vyer

Simpel sökning

I M-Files kan man även hitta sin information genom simpla sökningar, där det som du mest troligen söker efter hamnar högst upp bland resultaten.

I en simpel sökning efter ordet Project hittar M-Files dokument och annan information där detta ord förekommer.

Resultaten rangordnas efter ett individbaserat poängsystem, vilket leder till att du hittar den information du mest sannolikt letar efter högst upp.

Eksempel: dokumenthåndtering med søgning

Avancerad sökning

Du kan även precisera dina sökningar, genom funktionen "avancerad sökning", och får ett mindre urval att leta igenom.

Exempelvis kan du begränsa sökningen till enbart dokument, så att du utesluter alla andra informationsobjekt, genom att välja "Sök endast efter: Dokument".

Dokumenthåndtering med avanceret søg, eksempel screenshot

Det går att göra sökningen ännu snävare, genom att exempelvis begränsa det till datum. I exemplet har vi valt att begränsa resultaten till dokument som Skapats efter 1 Januari 2015:

Eksempel 2: Alternativer i dokumenthåndtering med avanceret søg

Rollbaserad dokumenthantering

Hitta DIN information snabbare! Informationen du tilldelas genom dokumenthanteringssystemet bör vara relevant för dig och dina uppgifter. I följande sektion går vi igenom hur du kan styra flödet av information genom personliga vyer, sökningar och arbetsflöden (workflows).

Personliga vyer

I M-Files kan du som användare skapa dina egna vyer, som komplement till de som upprättats av admin för företaget. Personliga vyer kan specifika kriterier för att filtrera efter information som är relevant till dig, exempelvis:
  • Projekt där du står som projektledare eller deltagare
  • Dokument som du har skapat eller redigerat
  • Dokument som du har läst de senaste 30 dagar

Du kan även upprätta en sökning med särskilda kriterier som en vy, om du även vill kunna använda den nästa gång en liknande uppgift ska lösas. Hur länge du vill behålla personliga vyer är upp till dig.

Personlige søgninger

Du kan naturligtvis söka efter information där du står med som ansvarig eller som en av deltagarna. Resultaten rangordnas efter de objekt som du har mest sannolikt intresse för.

Arbetsflöden/Workflows i M-Files

I M-Files dokumenthantering kan man komplettera dokument och annan information med arbetsflöden, exempelvis projekt. Dessa arbetsflöden kan skräddarsys till att delvis eller fullständigt automatisera steg i processer.

Själva använder vi arbetsflöden för Opportunities vårt M-Files CRM-system (vi använder M-Files för att lösa all vår kundhantering). I vårt arbetsflöde för Opportunities har vi upprättat följande steg:

  1. Lead
  2. Qualified
  3. Closed as Won
  4. Closed as lost


Vid varje steg kan ett antal funktioner aktiveras, till exempel:

  • Skicka ett meddelande till en ansvarig användare
  • Tilldela uppgifter till en ansvarig användare
  • Ändra åtkomsträttigheter, t.ex. ge en viss användare tillgång till informationen
  • Ändra eller tillför metadata
  • Med mera


Om man inte vill störa en viss grupp med alla Leads som kommer in, innan de kvalificerats, kan man ställa in arbetsflödet så att denna grupp inte får tillgång till Opportunity förrän de når steget Qualified. På detta sätt kan man se till att användarna får precis den information som är relevant för dem till deras startsida, sökningar och vyer i dokumenthanteringssystemet.

Erkänt av bl.a Gartner

Analysfirmorna Gartner och Forrester har båda listat M-Files som en ledande leverantör av elektronisk dokumenthantering och ECM.
(OBS: Länkarna leder till sidor hos vår partner, M-Files)

Dokumenthåndtering i stor test: Gartner Magic Quadrant

Bästa Dokumenthanterings-systemet år 2017

Top Ten reviews genomför årligen stora tester av de ledande produkterna för dokumenthantering och har (de senaste 3 åren i rad) kommit fram till att M-Files är det bästa dokumenthanteringssystemet.

M-Files Dokumenthåndteringssystem, bedst i test

98 % acceptans hos användarna

Dokumenthanteringssystemet M-Files har ett mycket intuitivt gränssnitt. Mjukvaran är inbyggd som en utökning av Windows Explorer. Att spara, söka och arbeta med dokument i M-Files blir därför precis som en vanlig funktion i Windows, utan att användarna behöver lära sig ett nytt system.

Gratis Trial Personlig demonstration Se videor

Whitepapers, artiklar och E-böcker (Engelsk text)

Vi hoppas att vårt urval av resurser och artiklar kan vara till inspiration för er egna dokumenthantering:

Fremtidens dokumenthåndtering, Intelligent Metadata Layer

The Future of ECM:
The Intelligent Metadata Layer

Whitepaper

Excerpt:
"The amount of data is exploding, and it's often stored in a variety of different systems or scattered across shared drives, making it hard to find and control... In this white paper, learn about a new "repository agnostic" approach to Enterprise Content Management, that helps solve these challenges."

Recept til vindende dokumenthåndteringssystemer

A winning ECM Recipe:
Simplicity on the Frontend, Sophistication on the Backend

Whitepaper/Infographic

Excerpt:
"AIIM and M-Files collaborated on this white paper that discusses why many organizations see low adoption rates of their ECM systems and steps to take for making ECM easy for employees."

Risk management for dokumenthåndtering

The Risks of Filesharing:
Is your company data at risk?

Infographic

Excerpt:
"M-Files explores the risks associated with the authorized employee use of their personal file sharing apps for storing company info."

Dokumenthåndtering i den rette kontext

Providing Content in Context:
on integration with core systems

Infographic

Excerpt:
"M-Files explores the advantages of integrating ECM with core business applications such as ERP or CRM."

Gratis E-bok:
Rethinking Content Management (dokumenthåndtering)

"What you need to know to plan for the cloud, mobile and more"

Dokumenthåndtering i mobilen

Tab heading 4

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Pellentesque quis quam in risus pulvinar ultrices eget non sem. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae proin accumsan odio.

Tab heading 5

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Pellentesque quis quam in risus pulvinar ultrices eget non sem. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae proin accumsan odio.

Tab heading 6

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Pellentesque quis quam in risus pulvinar ultrices eget non sem. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae proin accumsan odio.