href="http://www.solutionmanagement.eu/se/diariesystem" hreflang="sv-se" />
free bootstrap template

ESDH med M-Files

Nemt og Metadatabaseret ESDH-system

M-Files er en komplet softwareløsning til ESDH (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Som platform er M-Files klar til at efterleve EU GDPR, der træder i kraft år 2018.
Læs vores whitepaper: M-Files og GDPR

Hvad er ESDH?

ESDH (Elektronisk sags- og dokumenthåndtering) sidestilles ofte med dokumentstyring. Begrebet er opstået i forbindelse med den offentlige sektors behov for at optimere processer inden for sags- og dokumenthåndtering. ESDH dækker som begreb både over forskellige IT-løsninger (software), men den er også en disciplin, hvor processer som journalisering, arkivering, sagsstyring, dokumentstyring osv. er indeholdt. Et ESDH-system kan derfor ofte være et tværgående system, som håndterer alle elementer i et dokuments livscyklus. Systemet kan fx indeholde:

Capture

En funktion til modtagelse af dokumenter, fx ved hjælp af scanning af fysiske dokumenter, konvertering af elektroniske dokumenter.

Workflow

Styring af dokumenters behandling, både af enkeltpersoner (trinvis behandling) og af flere personer (overlevering til andre kompetenceområder).

Arkivering

Et elektronisk lager, hvor alle dokumenter arkiveres. Med arkiveringen sikres dokumentation i en lovpligtig periode, og rådgivere/sagsbehandlere sikres mulighed for at kunne genfinde tidligere sagsakter. Dokumenter arkiveres med div. metadata, inkl. klassifikation og revisionsspor.

Journalisering

Indeksering eller journalisering af dokumenter, e-mails og andre filtyper efter et klassifikationssystem/en journalplan, som anvendes i den pågældende organisation. Journaliseringen sikrer dokumenters kobling til sager.

Distribuering

Udarbejdelse af dokumenter efter standarder, som er vedtaget af virksomheden eller institutionen. Det kan fx være standarder for design og layout, tone of voice, eller det kan være hel eller delvis automatisering af masseskrivelser, hvor eksempelvis hele fraser sættes sammen med modtagerdata per automatik.

Søgning

En grænseflade, som gør det muligt at fremsøge dokumentation. Ofte vil der være mulighed for at lave noter eller behandlingsnotater til sager eller dokumenter.

ESDH ifølge EU GDPR

Opfylder jeres ESDH-system persondataforordningens 10 krav til elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer? Læs hvordan M-Files ESDH er klart til att efterleve den nye persondataloven i vores Whitepaper. Til 'M-Files og GDPR'

GDPR, Persondataforordningen fra EU

Perfekt sagshåndtering

Sagshåndtering i M-Files kan sættes op til perfektion, helt som virksomheden vil have det.

M-Files arbejder med styrede metadata, hvilket betyder at metadata kan have metadata. Som eksempel kan sager have lige præcis den mængde metadata som man ønsker (sagsnavn, kunde/organisation, ansvarlig, datofelter, status og meget mere). Sager kan have workflow, så man kan styre hvilken fase sagen er i. Adgangen til sager og informationer kan adgangsstyres. Adgangsrettighederne kan ændres, afhængigt af hvilken fase sagen er i. Sagen kan overvåges i forhold til deadlines og notifikationer kan sendes ud.

M-Files kan integreres med andre systemer. Således kan M-Files sagsregister være grundlag for sagsoplysninger i andre systemer. Eller man kan vedligeholde sags stamdata andre steder, og blot anvende dem som metadata i M-Files. Mulighederne er uendelige.

Fuld MS Office integration

M-Files klienten leveres med en Microsoft Office Add In, der giver en tæt integration med alle Office modulerne (Outlook, Excel, Word, Powerpoint). Således åbner Office automatisk ved checkout, og M-Files add-in giver en række muligheder:

  • Automatisk anvendelse af metadata i dokumenter og templates (navn, adresse, udløbsdato – alle definerede metadata)
  • Sammenligning med tidligere versioner af dokumentet
  • Åbne M-Files dokumenter direkte fra Office
  • Gemme dokumenter til M-Files

MS Office ribbon

Exempel fra Microsoft Word:

Skabelse af dokumenter

I M-Files ESDH skabes dokumenter i selve M-Files, i Office (Word, Excel etc), fra mail (fx Outlook), import fra andre systemer eller scanningssystemer.

Afhængigt af dokumenttype kan der automatisk startes et workflow (fx godkendelse) og notifikationer og opgaver kan fordeles til brugere. Funktionaliteten til skabelse af dokumenter omfatter:

  • OCR-scanning
  • Fuld Office integration
  • Modtagelse af større mængder dokumenter
  • Modtagelse af dokumenter fra mailsystemer
  • Skabelse af dokumenter direkte i M-Files ESDH

Templates

Gem dokumenter hurtigt og nemt i M-Files, så de er nemme at finde for alle i virksomheden.

MS Outlook integration

At finde og søge information i M-Files er superhurtigt. M-Files søger både i filnavn, metadata og i dokumentteksten for at sikre, at du finder alt du har brug for.

Folder import

Dynamiske views er virtuelle mapper, der automatisk organiserer information efter, hvad det er og ikke hvor det er gemt.

OCR / Scanning

I M-Files checker man dokumenter ud for at beskytte det imod at blive rettet af andre samtidigt. Når man er færdig, checker man blot ind igen, og andre kan se de ændringer der er foretaget.

Scanning i M-Files mobile app

Deling af dokumenter i M-Files er så let som et højreklik med musen. Hvad enten du skal sende en kopi til nogen eller samarbejde med kolleger, holder M-Files styr på det hele.

Database import

M-Files mobil adgang gør dine M-Files informationer (dokumenter, informationer, workflows) tilgængelige overalt. M-Files mobile app er tilgængelige på iTunes App Store, Google Play og Windows Phone Store.

Journalisering

I M-Files ESDH journaliseres dokumenter og anden information efter M-Files’ eget interne klassifikationssystem. I tillæg hertil kan et stort set hvilket som helst klassifikationssystem implementeres. I en typisk M-Files implementering bruges registre over kunder, personer, projekter, lokationer etc. som metadat, som dokumenter kan relateres til.

En vigtig funktionalitet i M-Files ESDH er versionsstyringen, der dels sikrer at man kan komme tilbage til en tidligere version. Hvis man begår en fejl, kan det lynhurtigt rettes. Men det sikrer også, at der er fuld sporbarhed, så man kan se hvilken bruger der foretog hvad. Det gælder både indhold i dokumentet, men også i dokumentets metadata og adgangsrettigheder.

Tab heading 4

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Pellentesque quis quam in risus pulvinar ultrices eget non sem. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae proin accumsan odio.

Tab heading 5

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Pellentesque quis quam in risus pulvinar ultrices eget non sem. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae proin accumsan odio.

Tab heading 6

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Pellentesque quis quam in risus pulvinar ultrices eget non sem. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae proin accumsan odio.