create your own website

Dokumenthåndtering med M-Files

Hvad er M-Files Dokumenthåndtering?

M-Files er en førende global leverandør af løsninger til dokumenthåndtering, Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) og Enterprise Information Management.
Som Nordic Gold Partner implementerer vi løsninger, der opfylder vores kunders unikke behov.


M-Files styrer dine dokumenter og alle andre informationer – lige som du vil have det. M-Files er karakteriseret ved brugervenlighed, høj grad af brugeraccept og en fuldt skalerbar teknologi. M-Files fokuserer på at organisere dokumenter efter, hvad det er – ikke hvor det er gemt.

Elektronisk dokumenthåndtering på den smarte måde.

Kom nemt i gang med elektronisk dokumenthåndtering! M-Files DMS udmærker sig ved at være en meget hurtig og brugervenlig løsning til elektronisk dokumenthåndtering og informationsstyring, som nemt kan tilpasses efter jeres unikke behov.

M-Files kan sættes op til at bruges til en række ting, ikke blot til lagring af og søgning efter dokumenter. Der findes out-of-the-box løsninger til kvalitetsstyring (QMS), kundestyring (CRM), kontraktstyring (CLM) med videre.

Find din information hurtigere

Håndtering og søgning af data er superhurtigt og nemt med M-Files – en komplet softwareløsning til Dokumenthåndtering og ESDHLæs hvordan du får hurtigere dokumenthåndtering.

Hold styr på alting i virksomheden

M-filer kan håndtere alle former for data, fra forskellige kilder. Gem, sikr og del alle dokumenter og anden information på ét sted med M-Files – selv i højt regulerede brancher. Se video: om Metadatabaseret dokumenthåndtering.

Dokumenthåndtering til computer og mobile
Multi-platform (Win/Mobile/Web)

M-Files Desktop Client findes til Windows, og M-Files mobile app og web adgang gør dine data tilgængelige overalt. Se video om Mobil Dokumenthåndtering i vores Videotur.

Out-of-the-box & bespoke løsninger

M-Files kan konfigureres efter jeres unikke behov. Ikke kun til elektronisk dokumenthåndtering: der findes færdige løsninger til en række anvendelsesområder, og M-Files er en nem platform til at udvikle egne løsninger.

Fuld MS Office integration

M-Files klienten leveres med en Microsoft Office Add In, der giver en tæt integration med alle Office modulerne (Outlook, Excel, Word, Powerpoint). Således åbner Office automatisk ved checkout, og M-Files add-in giver en række muligheder:

  • Automatisk anvendelse af metadata i dokumenter og templates (navn, adresse, udløbsdato – alle definerede metadata)
  • Sammenligning med tidligere versioner af dokumentet
  • Åbne M-Files dokumenter direkte fra Office
  • Gemme dokumenter til M-Files

MS Office ribbon

Exempel fra Microsoft Word:

Guided rundtur i vores nemme dokumenthåndtering

Her er et udvalg af videoer om dokumenthåndtering der viser, hvordan man kan anvende M-Files til at styre al information!

Gem

Gem dokumenter hurtigt og nemt i M-Files, så de er nemme at finde for alle i virksomheden.

Søg

At finde og søge information i M-Files er superhurtigt. M-Files søger både i filnavn, metadata og i dokumentteksten for at sikre, at du finder alt du har brug for.

Views

Dynamiske views er virtuelle mapper, der automatisk organiserer information efter, hvad det er og ikke hvor det er gemt.

Ret dokumenter

I M-Files checker man dokumenter ud for at beskytte det imod at blive rettet af andre samtidigt. Når man er færdig, checker man blot ind igen, og andre kan se de ændringer der er foretaget.

Del dokumenter

Deling af dokumenter i M-Files er så let som et højreklik med musen. Hvad enten du skal sende en kopi til nogen eller samarbejde med kolleger, holder M-Files styr på det hele.

Mobil dokumenthåndtering

M-Files mobil adgang gør dine M-Files informationer (dokumenter, informationer, workflows) tilgængelige overalt. M-Files mobile app er tilgængelige på iTunes App Store, Google Play og Windows Phone Store.

Dokumenthåndtering med M-Files, i detaljer

Studier viser, at selv i virksomheder der gør udstrakt brug af ERP, CRM og andre forretningssystemer ligger over 60% af virksomhedens informationer i dokumenter. I overvejende grad i simple dokumenter i Word, Excel, PowerPoint osv.

Studier viser også, at i gennemsnit har virksomheder gemt 19 forskellige versioner af det samme dokument, ofte i forskellige foldere og i ekstra versioner på medarbejdernes egne PCer.

Med M-Files dokumenthåndtering er det meget lettere og hurtigere at finde relevant information end i traditionelle folder-baserede løsninger. M-Files holder styr på alle typer filer og information.

Metadatabaseret dokumenthåndtering: Database i stedet for foldere

Foldere har længe været det foretrukne medie til dokumenthåndtering, og er det formodentlig stadig. Men stort set alle folderstrukturer er ulogiske, udvikles i forskellige retninger over tid og bliver vanskelige både at gemme ny information i og at finde dokumenter i. Med det resultat at du finder forkert information – langsomt.

For at finde din information hurtigere, handler det om at få dokumenterne organiseret på en måde, så de er enkle at finde for den medarbejder, der har brug for informationen på det aktuelle tidspunkt. Med M-Files dokumenthåndtering finder du din information hurtigere.

Dokumenthåndtering uden foldere

Metadata styrer, hvor du har et ansvar

I opsætningen af et dokumenthåndteringssystem i M-Files bestemmer man, hvilke informationer der skal knyttes sammen og knyttes dokumenterne. Her vil man typisk tilføje brugernavn som ansvarlig eller deltager. I søgefunktionaliteten kan man søge efter informationer, hvor man specifikt er nævnt.

Dokumenthåndering på forskellige måder 

Find din information hurtigere! At finde sin information hurtigt blandt 100.000 vis af dokumenter og anden information kræver, at visnings- og søgefunktionaliteten er optimal. Med vores nemme system til dokumenthåndtering kan man finde information på mange måder:


  • I Views, der grupperer og filtrerer filer og andre informationer efter metadata. De kan enten være centralt definerede views eller individuelle views
  • Ved hjælp af Simpel Søgning, hvor man indtaster sit søgeord og straks kommer alle objekter der opfylder søgekriteriet til syne. Simpel søgning anvender en algoritme, der øverst viser objekter, det er mest sandsynligt at du leder efter.
  • Ved hjælp af Avanceret Søgning, hvor man kan præcisere sin søgning og dermed opnå et mindre udsnit af objekter at vælge imellem.


Mennesker er forskellige, og vores erfaring er at nogle foretrækker views der er foruddefinerede, andre at lave egne views, andre igen blot at søge. M-Files dokumenthåndtering tilbyder alle muligheder for at finde information og understøtter dermed brugernes forskelligheder. Logikken: forskellige måder af dokumenthåndtering til forskellige mennesker!

Håndtere dokumenter og information i Views

I M-Files kan man finde information ved hjælp af Views, der grupperer og filtrerer filer og andre informationer efter metadata. De kan enten være centralt definerede views eller individuelle views.

I viewet Manage Projects klikker man på det relevante projekt og finder al information, herunder dokumenter.

Eksempel af dokumenthåndtering med vyer

Simpel Søgning

I M-Files kan man finde information ved hjælp af Simpel Søgning, hvor man indtaster sit søgeord og straks kommer alle objekter der opfylder søgekriteriet til syne. Simpel Søgning anvender en algoritme, der øverst viser de objekter, det er mest sandsynligt at du leder efter.

I Simpel Søgning efter ordet Project finder M-Files både dokumenter og andre informationer der matcher ordet, og viser disse. Dokumenter og anden information er oplistet efter en personlig scoring, der øverst viser de objekter, det er mest sandsynligt at den konkrete bruger leder efter.

Eksempel: dokumenthåndtering med søgning

Avanceret søgning

I M-Files dokumenthåndtering kan man finde information ved hjælp af Avanceret Søgning, hvor man kan præcisere sin søgning og dermed opnå et mindre udsnit af objekter at vælge imellem.

I Avanceret Søgning kan man begrænse søgningen til dokumenter alene, og kun få dokumenter frem, som opfylder kriteriet Search Only: Documents:

Dokumenthåndtering med avanceret søg, eksempel screenshot

I Avanceret Søgning kan man yderligere indsnævre antallet af fundne informationer ved at begrænse Date created til efter 1. januar 2015:

Eksempel 2: Alternativer i dokumenthåndtering med avanceret søg

Rollebaseret dokumenthåndtering

Find DIN information hurtigere! Den information du får frem skal være relevant for dig og for den opgave du står over for.

Personlige views

I M-Files dokumenthåndtering kan man derfor skabe egne views, ud over de views som etableres centralt. For eksempel kunne personlige views have et yderligere selektionskriterium:
  • Projekter hvor du er projektleder eller deltager.
  • Dokumenter som du har skabt eller ændret i.
  • Dokumenter du har læst de sidste 30 dage.

Yderligere er det således, at hvis du med søgninger har brugt nogle kriterier, som virkelig passer til dit arbejde og som du gerne vil huske til næste gang, opgaven skal løses, så kan du gemme søgningen som et view. Så er den til rådighed for dig så længe du har brug for det.

Personlige søgninger

I søgninger kan du selvfølgelig selektere på informationer, hvor du står som ansvarlig eller deltager. Når M-Files viser resultatet af din søgning i dokumenthåndteringssystemet, vil score-algoritmen vise de elementer øverst, som det er mest sandsynligt du har interesse i.

Workflows i M-Files

I M-Files kan workflows anvendes både på dokumenter og på anden information, for eksempel Projekter.

Selv anvender vi workflows til Opportunities (Vi bruger M-Files til hele vor Customer Relationship Management (CRM). I vores setup følger opportunities følgende trin i et M-Files workflow:

  1. Lead
  2. Qualified
  3. Closed as Won
  4. Closed as lost


I hvert trin kan der aktiveres en række funktioner, for eksempel:


  • Sende en notifikation
  • Tildele en opgave
  • Give brugere adgangsrettigheder
  • Ændre/tilføje metadata
  • Og meget andet


Hvis en gruppe brugere ikke skal forstyrres af alle leads, som endnu ikke er kvalificerede og gjort til qualified, kan man med adgangsrettigheder således styre, at gruppen ikke har adgangsrettigheder før opportunity er nået til dette trin. På denne måde kan man sørge for at brugerne får præcis den information der er relevant, til deres startside, søgninger og views i dokumenthåndteringssystemet.

Anerkendt af Gartner

Analysefirmaerne Gartner og Forrester har begge listet M-Files som en af de førende leverandører af elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
(OBS: Linket fører til M-Files hjemmeside)

Dokumenthåndtering i stor test: Gartner Magic Quadrant

Bedste system til Dokumenthåndtering

Top Ten reviews har gennemgået de vigtigste leverandører af elektronisk dokumenthåndtering og har fundet (de sidste 3 år), at M-Files er det bedste dokumenthåndteringssystem.

M-Files Dokumenthåndteringssystem, bedst i test

98% brugeraccept

M-Files dokumenthåndtering har en meget intuitiv brugergrænseflade, indbygget i stifinderen (Windows Explorer/MacOS). M-Files gør brugeren i stand til at gemme, søge og arbejde med dokumenter og anden information uden problemer.

Gratis Trial! Personlig Demo Se Videotur

Whitepapers, artikler og Ebooks (Engelsk text)

Vi håber, at vores udvalg af resurser vil give dig inspiration og tips til din dokumenthåndtering:

Fremtidens dokumenthåndtering, Intelligent Metadata Layer

The Future of ECM:
The Intelligent Metadata Layer

Whitepaper

Excerpt:
"The amount of data is exploding, and it's often stored in a variety of different systems or scattered across shared drives, making it hard to find and control... In this white paper, learn about a new "repository agnostic" approach to Enterprise Content Management, that helps solve these challenges."

Recept til vindende dokumenthåndteringssystemer

A winning ECM Recipe:
Simplicity on the Frontend, Sophistication on the Backend

Whitepaper/Infographic

Excerpt:
"AIIM and M-Files collaborated on this white paper that discusses why many organizations see low adoption rates of their ECM systems and steps to take for making ECM easy for employees."

Risk management for dokumenthåndtering

The Risks of Filesharing:
Is your company data at risk?

Infographic

Excerpt:
"M-Files explores the risks associated with the authorized employee use of their personal file sharing apps for storing company info."

Dokumenthåndtering i den rette kontext

Providing Content in Context:
on integration with core systems

Infographic

Excerpt:
"M-Files explores the advantages of integrating ECM with core business applications such as ERP or CRM."

Gratis E-book:
Rethinking Content Management (dokumenthåndtering)

"What you need to know to plan for the cloud, mobile and more"

Dokumenthåndtering i mobilen

Book en demo eller prøv selv

Personlig web demo

Få en personlig demo, hvor vi kan drøfte dine
behov og vise M-Files muligheder.

Desktop trial

Download en 30 dages fuld demoversion
af M-Files til din desktop. Med os som din guide.



Kontakt Steen Madsen

Det er Steen der kommer til at hjelpe deg med din forespørgsel.
Hvis det är noget du er i tvivl om, så ring eller skriv til ham.
Mobile: +45 2141 6100  |  Email: sdm@solutionmanagement.eu