Alla förtjänar att veta

Alla förtjänar att veta hur man gör sitt jobb

Jag har en frustration som jag tror att jag delar med de flesta i arbetslivet idag. Säger inte att det är så alltid eller att det gäller alla, men när jag ska göra någonting jobbrelaterat tar det för lång tid att hitta rätt information om hur jag ska göra, för lång tid att hitta information om vad som redan är gjort och slutligen hittar jag inte dokumentet som jag behöver för att kunna utföra jobbet. Det jag menar med att ”Alla förtjänar att veta” är att informationen man behöver för att utföra sitt jobb, måste vara lätt tillgänglig, lätt att använda och lätt att förstå. Så då har vi tre krav på vad och tre krav på hur. Continue reading

Posted in Blog entries, Svenska | Tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Comments Off on Alla förtjänar att veta

Dokument och dokumenthantering i MS SharePoint – vad ska man välja?

Vid val av dokumenthanteringssystem så kommer i många fall MS SharePoint upp som ett alternativ. Det kan bero på att företaget redan valt det som plattform, eller att det finns drivkrafter att gå i den riktningen. Om det nu är det bästa systemet för dokumenthantering låter jag vara osagt men det är viktigt att förstå att många företag använder SharePoint och helt eller delvis för att hantera t ex projekt eller dokument.

Om man nu väljer dokumenthantering i SharePoint vad har man då för val? Jag ser i princip tre olika möjligheter:
–       Allt utom standardfunktionalitet måste specialutvecklas
–       System som har färdig funktionalitet byggd i SharePoint
–       System som har egen dokumenthantering men integrerar med SharePoint
Redan här kan man bli lite matt, de som säljer de olika systemen kommer ju alla att säga att deras system är bäst och löser alla era problem! Men vi benar upp det hela och tittar på en typ i taget. Continue reading

Posted in Blog entries, Svenska | Tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | Comments Off on Dokument och dokumenthantering i MS SharePoint – vad ska man välja?

De 5 typiska felen vid inköp och implementering av ett lätthanterligt dokumenthanteringssystem

Vilka är de typiska felen som man som inköpare och kravställare gör vid inköp av ett dokumenthanteringssystem? Dessa är mina förslag på de stora felen som de flesta fastnar på.Utmaningar_dokumenthantering

1. Man har inte fokuserat tillräckligt på slutanvändarna i sin kravspecifikation. Typiskt har kvalitetsavdelning, IT-avdelningen och kanske till och med några andra som vill ha ett arbetsflöde och ärendehantering i samma system som till exempel inköp med kontraktshantering varit med och kravställt. Dessa grupper kan lätt åstadkomma listor på sammanlagt flera hundra olika krav som leverantören ska leva upp till. Men slutanvändarnas krav på att systemet är lätt att förstå och att själva interfacet inte kräver någon speciell utbildning kommer antagligen långt ner på listan.

Continue reading

Posted in Blog entries, Svenska | Tagged , , , , , , , , , | Comments Off on De 5 typiska felen vid inköp och implementering av ett lätthanterligt dokumenthanteringssystem

Transform Control into a Social powerhouse!

Pictured: tibbr as a natural extension of the Control webserver, bringing social to the front page
Pictured: tibbr as a natural extension of the Control webserver, bringing social to the front page

An increasingly social internet has led to a new way of communicating, somewhere in-between e-mail and chatting. This leads to quicker discussions, with multi-media content and more participants than ever. Would you like to learn how your enterprise can tap into the power of social networking to get more value from your data and your Control implementation?

If you already have a great enterprise platform for processes and documents such as Nimbus Control – implemented with a customized, inspiring, graphical interface ensuring ease-of-use on any device – you have taken a giant step towards the new generation of business improvement. The next step is enterprise social networking. Why not integrate it with your Nimbus Control platform? Continue reading

Posted in Blog entries, English | Tagged , , , , , , , | 1 Comment

ISS Sweden has chosen Solution Management and TIBCO Nimbus for process management

During the past year, Solution Management worked to implement a process solution for ISS Facility Services in Sweden. We have created a complete operations system based on TIBCO Nimbus, tailored to their requirements. Learn about how ISS – the largest service company in Sweden and the Nordics – makes use of their documented processes.

In June, ISS Sweden’s new business portal went live just according to plan: an intelligent and user-friendly, comprehensive solution for all company processes. Worldwide ISS Facility Services has 12,000 employees in Sweden and 44,000 in the Nordic countries and is the largest service provider in the region.

After a careful selection process, they chose TIBCO Nimbus and Solution Management to achieve their goals. In addition to TIBCO Nimbus, they chose to present the solution to the users with Microsoft SharePoint as a Web interface together with an advanced document management system. With ISS, we mapped all company processes and ordered them into a single, layer based process map in TIBCO Nimbus. After that, we designed graphic “Landing Pages” (read more here) to simplify navigation for employees. We then put together a complete e-learning system within TIBCO Nimbus, where users can learn about using the system through various forms of media. Besides the fast and secure file management, employees also have access to a social front page for quick communication about the processes.

We are confident that the ISS business portal is part of the next step for BPM: A layer based overview of all company processes, integrated with workflow, secure and easy-to-use document management, multimedia-based e-learning, social communication and a neat graphical interface.

Posted in Blog entries, English | Tagged , , , , , , | Comments Off on ISS Sweden has chosen Solution Management and TIBCO Nimbus for process management

Want to increase the use of your Nimbus Control installation?

Having your employees use your Control implementation as planned is the key to getting value from your investment. Do you want the control to be as easy to understand and use as a tablet? Learn more about “landing pages”.

Everyone who uses Control quickly realizes what a fantastic tool it is for understanding their business and to convey business understanding to all employees. The speed and ease with which you can create process diagrams is remarkable. The way Control gets the processes that generate and maintain its value over time is brilliant. But Control is initially quite subtle in its visual design. The idea is that the customer should make his or her own design decisions. This opens up a whole world of possibilities, if one is willing. To get people to use your implementation, you need to keep them interested. No matter how well written the processes may be, they must also capture the users’ full interest. One way is by graphic improvements. With the right design, each department gets a neat front page, a nice place to start their work from – for both the PC and mobile devices. We call them “landing pages”, and we have developed a unique method to use them to increase the use of our customers’ Control implementations.

Customize your solution

Nimbus Control, the most advanced BPM application on the market, which we recently implemented fully at ISS Facility Services Sweden, includes the ability to customize several components. It is possible to get their charts to look quite good by changing the style and color of the content, but there are often few too many pages with nothing but boxes. That is why we recommend including specially designed charts with a little more to look at among the processes; simplified pages that are easier to understand and navigate, with inspiring graphics.

Landing Pages inspire

It’s not just the look of the implementation that is enhanced by a little more ambitious design. It also caters to users with different needs and experience:

– Young people are accustomed to less advanced PC and tablet applications that are simple, quick and stylish. They tire quickly from pages with simple processes without visual stimulation.

– Users with less computer experience can have difficulties navigating without helpful graphics.

– Then there are of course employees that are more accustomed to navigating the PC menus than others, but who also work even faster with easier navigation.

Whatever type your employees belong to (probably a few of each) or how well documented your processes are in control, we have noticed that users utilize their processes more efficient and above all much more often if they have inviting looks. Charts that are rarely used will rarely generate value.

How do I get there?

Implementing Control according to our recommendations and methods will get you one of the most complete BPM solutions on the market. We have also developed a special approach with support programs for Nimbus Control by integrating it with SharePoint. Among other things, this provides for additional opportunities to tailor the user experience, along with other features such as file management and social business communication. Contact us at Solution Management for a review of your requirements when it comes to increasing the use of your Control implementation

Posted in Blog entries, English | Comments Off on Want to increase the use of your Nimbus Control installation?

ISS Sverige har valt Solution Management och Nimbus Control för processhantering

Under det gångna året har Solution Management jobbat med att implementera en processlösning hos Svenska ISS Facility Services. Med dessa har vi skapat ett komplett verksamhetssystem baserat på Nimbus Control, som vi sedan designat och skräddarsytt efter deras behov. Lär dig om hur ISS – Sveriges största tjänsteföretag – når ”BPM Excellence” med våra metoder.

I juni gick ISS Sveriges nya verksamhetsportal live helt enligt planerna: en intelligent och användarvänlig helhetslösning för hela företagets processer. Världsomspännande ISS Facility Services har 12 000 medarbetare i Sverige och 44 000 i Norden och är därmed det största tjänsteföretaget i regionen.

Efter en nogrann urvalsprocess valde de Nimbus Control och Solution Management för att nå sina mål. I tillägg till Nimbus Control, valde de att presentera lösningen Microsoft SharePoint som webbgränssnitt tillsamman med det avancerade dokumenthanteringssystemet Exformatics ECM. Efter att vi tillsammans med ISS kartlagt alla företagets processer designade vi grafiska ”Landingssidor” (läs mer här) för att förenkla navigationen för medarbetare och satte samman ett komplett e-learning-system inuti Control, där användare kan lära sig om systemet genom olika former av media. Förutom den snabba och säkra filhanteringen får medarbetarna genom Exformatics ECM även tillgång till en social framsida för snabb kommunikation kring processerna.

Vi är övertygade om att ISS verksamhetsportal är en del av nästa steg för BPM: En nivåbaserad översikt för alla företagets processer, integrerat med workflow, säker dokumenthantering, multimediabaserad e-learning, social kommunikation och ett snyggt, grafiskt gränssnitt. Allt är samlat i en enda lösning som sätter nya gränser för möjligheterna med Nimbus Control, den mest avancerade BPM-applikationen på marknaden.

Posted in Blog entries, Svenska | Tagged , , , , , , , | Comments Off on ISS Sverige har valt Solution Management och Nimbus Control för processhantering

Vill du öka användandet av din Nimbus Control-installation?

Att de anställda använder din Control-implementering enligt planerna är det viktigaste för att din investering ska generera ett värde. Vill du att din processkarta ska vara lika enkel att förstå och använda som en surfplatta? Lär dig mer om “landningssidor”.

Alla som använt Control inser snabbt vilket fantastiskt verktyg det är för att förstå sitt företag och förmedla förståelsen till alla medarbetare. Snabbheten och enkelheten med vilken man skapar processdiagram är lekande. Sättet man får processerna att generera och behålla sitt värde över tiden är genialt. Men Control är från början ganska diskret i sitt grafiska utförande, tanken är att kunden ska sätta sin prägel. Detta öppnar en hel värld av möjligheter, om man är villig. Oavsett hur välskrivna processerna må vara måste de även fånga användarens fulla intresse. Ett sätt är genom grafiska förbättringar. Med rätt design får varje avdelning en snygg framsida; ett trevligt litet krypin att börja sitt arbete från. Både på PC och mobila enheter. Vi kallar dem “landningssidor”, och vi har utvecklat en unik metod för våra kunder.


Skräddarsy din lösning
Nimbus Control, den mest avancerade BPM-applikationen vi använt och som vi nu senast implementerade fullt ut hos ISS Sverige, innehåller möjligheten att skräddarsy flera komponenter. Man kan få sina diagram att se ganska bra ut genom att ändra stil och färg på innehållet, men det kan ändå bli för många sidor med boxar. Vi brukar därför rekommendera att man inkluderar särskilt designade diagram med lite mer att titta på bland processerna, förenklade sidor som är lättare att förstå och navigera.

Landningssidor inspirerar
Det är inte bara utseendet som förbättras av lite mer ambitiös design. Olika användare har olika behov:
– Unga medarbetare är vana vid att program är enkla, snabba och snygga. De tröttnar snabbt på processer utan visuell stimulans.
– Användare med mindre datorvana kan ha svårt att navigera utan grafisk hjälp.
– Sedan finns det en liten klick som är mer vana vid att navigera PC-menyer, men som också arbetar betydligt snabbare även med enklare navigation.
Oavsett vilken typ dina medarbetare tillhör (troligen några från varje) eller hur väldokumenterade era processer än är i Control, har vi märkt att användarna använder sina processer mer effektivt och framförallt betydligt oftare om de även ser inbjudande ut. Diagram som sällan används genererar sällan värde.

Hur kommer jag vidare
Om du implementerar Control enligt våra rekommendationer och metoder får du säkerligen en av de mest kompletta lösningarna på marknaden. Vi har även utvecklat en särskild approach för att stödprogram för Nimbus Control genom att integrera programmet med Sharepoint, vilket ger ytterliggare möjligheter för att skräddarsy användarnas upplevelse och andra funktioner såsom filhantering. Kontakta oss på Solution Management för en genomgång av dina behov när det gäller att öka användandet av Control.

Posted in Blog entries, Svenska | Tagged , , , | Comments Off on Vill du öka användandet av din Nimbus Control-installation?

Processfokus – är det något för oss?

Var ute hos en kund som har fokuserat mycket på att dokumentera sina arbetsbeskrivningar i MS Word och PDF. De vill nu gå vidare och arbeta mera processfokuserat och inte bara ha dokument som ligger i ett dokumentbibliotek. Vad är då fördelarna med att visualisera sina processer grafiskt jämfört med att ha de på skrift? De är flera men innan vi tittar på fördelarna måste vi bestämma vad de grafiska aktiviteterna ska ha för krav på sig:

– Varje aktivitet ska vara något man gör i aktiv form
– Varje aktivitet ska ha en ansvarig roll/resurs
– Varje aktivitet ska ha en input som är anledningen till aktiviteten sätts igång
– Varje aktivitet ska ha en output som är resultatet av aktiviteten, och inte bara en reflektion av själva aktiviteten (jämför Aktivitet: Sälj produkt; Output: Produkt såld – istället Output: Pengar till företaget)

När detta är på plats på det får man flera fördelar:

– Visualiserar när det är oklart när aktiviteten är klar
– Visualiserar när feedback loops inte stämmer, t ex: gå till steg 5 om xxx inte är gjort
– Man kan lätt se om man har flera dokument som beskriver samma saker
– Man tydliggör om har olika roller som gör samma saker i företaget
– Man kommer antagligen reducera antalet dokument då man visualiserat ovanstående

Detta kräver givetvis hårt arbete men motsatsen där antalet dokument växer varje dag, det blir svårare och svårare att hitta information är heller inte den lätta vägen.

Lycka till att hitta din väg!

Posted in Blog entries, Svenska | Tagged , , , , , , , , , , , , , | Comments Off on Processfokus – är det något för oss?

BPM + SCOR=TRUE

Solution Management has gone into partnership with Nordic Supply Chain Management Consultant firm “SCOPTI Management Consulting“. Which will mean that we’ll be able to offer an even broader spectrum of knowledge to our customers.

When using Nimbus Control in combination with the SCOR-framework, a framework is provided that enables organizations to develop high performing value chains by delivering a clear, shared understanding of processes both within a business and between businesses in a chain.

Using the SCORE best practices and KPI’s together with Nimbus Control we’ll get the following benefits: Continue reading

Posted in Blog entries, Svenska | Tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , | 2 Comments