Dokument och dokumenthantering i MS SharePoint – vad ska man välja?

Vid val av dokumenthanteringssystem så kommer i många fall MS SharePoint upp som ett alternativ. Det kan bero på att företaget redan valt det som plattform, eller att det finns drivkrafter att gå i den riktningen. Om det nu är det bästa systemet för dokumenthantering låter jag vara osagt men det är viktigt att förstå att många företag använder SharePoint och helt eller delvis för att hantera t ex projekt eller dokument.

Om man nu väljer dokumenthantering i SharePoint vad har man då för val? Jag ser i princip tre olika möjligheter:
–       Allt utom standardfunktionalitet måste specialutvecklas
–       System som har färdig funktionalitet byggd i SharePoint
–       System som har egen dokumenthantering men integrerar med SharePoint
Redan här kan man bli lite matt, de som säljer de olika systemen kommer ju alla att säga att deras system är bäst och löser alla era problem! Men vi benar upp det hela och tittar på en typ i taget.

Allt utom standardfunktionalitet måste specialutvecklas

Det är här man landar först och alla som är vana vid SharePoint kommer att säga att det funkar fint, vilket det också gör i ärlighetens namn. Det kommer dock att tillkomma krav som inte finns som standard vilka kan vara:
–       Standardiserade workflow för styrande dokument
–       Hur jobbar vi med rättigheter för olika typer av dokument
–       Räcker den inbyggda versionshanteringen
Dessa så att säga extra-delar måste då byggas av en extern (eller intern) SharePoint-utvecklare.

Fördelar:
–       Inget behov för att köpa mer funktionalitet och annan mjukvara
–       Man kan få ett system som är speciellt för ”mitt” företag.

Nackdelar:
–       Det kan i slutändan bli rätt dyrt med konsulter som ska bygga allt från början.
–       Kan vara svårt att ändra i om inte systemet är tillräckligt öppet
–       Support på ett egenbyggt system kan bli kostsamt

System som har färdig funktionalitet byggd i SharePoint

Här har vi de olika system som helt enkelt använder mer dold funktionalitet i MS SharePoint och har byggt helt egna system. De mer kända leverantörerna i Norden är Exformatics och Software Innovation. Här får man då direkt en redan färdig lösning på de vanligaste utmaningarna man har och dessa kan sen givetvis anpassas efter kunden önskemål.

Fördelar:
–       All funktionalitet redan inbyggd i lösningen
–       Support ingår

Nackdelar:
–       Kan bli dyrt om man bara använder en liten del av funktionaliteten
–       Kan lätt bli för komplext med både SharePoints sätt att arbeta och sedan annan funktionalitet ovanpå detta.
–       Du måste fortfarande ha intern SharePoint-kompetens.

System som har egen dokumenthantering men integrerar med SharePoint

Här har vi alla de egenutvecklade system som på något sätt integrerar med SharePoint, antingen med egna web-parts eller med annan typ integration. Typ av system är t ex Open Text eller M-files som båda finns på Gartners Magic Quadrant för dokumenthantering (ECM, Enterprise Content Management). Men vi har också lokala aktörer som RMT och Canea. Här är det svårare att lista fördelar och nackdelar eftersom det beror på systemen i fråga.

Fördelar:
–       Inget eller litet behov för att använda SharePoints egen dokumenthantering
–       Support och funktionalitet ligger faktiskt utanför SharePoint
–       Man kan komma åt dokument både i SharePoint och i det köpta systemet

Nackdelar:
–       Risk att man slutanvändarna inte alls använder SharePoint så att man betalar dubbelt.
–       De flesta leverantörer tar extra betalt för integration med SharePoint
–       All integration innebär en risk vid implementering och vidareutveckling.

Slutsats

Det man ska komma ihåg är att även om SharePoint ingår som en del i vissa server-licenser från Microsoft så tillkommer ofta licenser för SQL, kanske både utvecklings- och testmiljö med både servrar och mjukvaru-licenser. Det kan lätt rusa iväg och bli en stor kostnad som man inte hade med i beräkningen från början. Ska man sen välja system så hade jag hellre gått för ett system som har möjlighet att integrera med SharePoint, men att man börjar utan integrering för att överhuvudtaget komma i mål. Men först och främst handlar det om vilka krav man har och vad man vill kunna uppnå, som t ex krav på versionshantering, in och utcheckning av dokument, eventuella workflows, styrande dokument gentemot operationella dokument etc.

Ska jag välja en sista punkt så är det: välj ett system som ni tror kommer att användas, inte om ni ska ha SharePoint eller inte!

This entry was posted in Blog entries, Svenska and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.