De 5 typiska felen vid inköp och implementering av ett lätthanterligt dokumenthanteringssystem

Vilka är de typiska felen som man som inköpare och kravställare gör vid inköp av ett dokumenthanteringssystem? Dessa är mina förslag på de stora felen som de flesta fastnar på.Utmaningar_dokumenthantering

1. Man har inte fokuserat tillräckligt på slutanvändarna i sin kravspecifikation. Typiskt har kvalitetsavdelning, IT-avdelningen och kanske till och med några andra som vill ha ett arbetsflöde och ärendehantering i samma system som till exempel inköp med kontraktshantering varit med och kravställt. Dessa grupper kan lätt åstadkomma listor på sammanlagt flera hundra olika krav som leverantören ska leva upp till. Men slutanvändarnas krav på att systemet är lätt att förstå och att själva interfacet inte kräver någon speciell utbildning kommer antagligen långt ner på listan.

2. Beslutet att använda ett nytt dokumenthanteringssystem är inte förankrat i ledningen. Vid beslutet och vid implementeringen av det nya (förhoppningsvis) lätthanterliga dokumenthanteringssystemet är det otroligt viktigt att ledningen kommunicerar att detta är det som gäller! Utan detta kommer ni fortfarande ha en stor del av företagets information liggande i mail och på olika delade foldrar ute i organisationen.

3. Ingen äger dokumenthanteringslösningen efter implementationen. Se till att det finns en ägare till systemet och att dessa personer som ska leda och utbilda också är de som är med under själva implementationen. Kommer dessa personer in för sent kan man tappa mycket tempo i att få upp användandet och få in alla dokument som ska vara där.

4. Man har inte budgeterat för att driva utbildningen efter utrullningen. Efter utrullningen kommer de riktiga kraven för användarna att komma in. Hur använder jag detta vid x och hur ska jag göra när jag vill göra y. Många krav som kanske uppfylls av lösningen kanske inte har ett självklart sätt att utföras och därför behövs utbildning och utbildning igen, kanske e-learning eller videor som komplement?

5. Man har glömt piskorna och morötterna. Det kanske vanligaste felet är att det finns någon konsekvens för användarna om de inte använder systemet dvs avsaknaden av piska. Hur lätthanterligt dokumenthanteringssystem du än köpt än är in så måste ändå användarna vänja sig och lära sig nytt. Detta går emot den mänskliga naturen och får det inga negativa konsekvenser om jag inte använder systemet, varför då byta? På precis samma sätt fungerar moroten, finns det inget positivt för mig som användare av det nya systemet, varför ska jag då gå in och använda det? Det kan ofta lätt lösas att den innehåller information som är viktigt för den ur den enskilde medarbetarens perspektiv, kanske lätt åtkomligt info om vad som gäller vid bidrag eller hur ett medarbetarsamtal går till.

Vilka tycker du är de största utmaningarna vid dokumenthantering?

Solution Management:
Dokumenthantering – M-Files Sverige

This entry was posted in Blog entries, Svenska and tagged , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.