Jag har en frustration som jag tror att jag delar med de flesta i arbetslivet idag. Säger inte att det är så alltid eller att det gäller alla, men när jag ska göra någonting jobbrelaterat tar det för lång tid att hitta rätt information om hur jag ska göra, för lång tid att hitta information om vad som redan är gjort och slutligen hittar jag inte dokumentet som jag behöver för att kunna utföra jobbet. Det jag menar med att ”Alla förtjänar att veta” är att informationen man behöver för att utföra sitt jobb, måste vara lätt tillgänglig, lätt att använda och lätt att förstå. Så då har vi tre krav på vad och tre krav på hur.
Information om hur jag ska göra
Om vi bortser från det mer yrkesmässiga som ingår i utbildning, så kan man få information genom att antingen fråga sin kollega eller hitta material som visar hur man ska jobba. Att fråga kollegan är ju alltid trevligt men kanske sett ur ett företagsperspektiv inte speciellt smart, då du tar tid från din kollega för att göra ditt jobb. När det gäller skrivet material är väl MS Word och PDF det vanligaste. När det gäller mer moderna metoder har vi processer grafiskt:
– Klassiska swimlanes i MS Visio levererat i MS SharePoint 2010
– IDEF som t ex Tibco Nimbus
När det gäller skriftligt material fungerar det bäst när det är enkla processer utan byte av avdelning och ansvarig. Vid mer komplexa processer som t ex ”hur anställer man” är processvisualisering (Business Process Management, BPM) mycket bättre. Där är det viktigt att man väljer ett processledningssystem som lever upp till mina tre krav ovan att det måste vara lätt tillgängligt, lätt att använda och lätt att förstå.
Information om vad som redan är gjort
Följer samma mönster, men här kan det vara ännu svårare att hitta information beroende på systemstöd och hur duktiga dina medarbetare är på att lagra rätt information på rätt ställe. Här finns det redan ett antal system som är beroende på vad man vill utföra:
– Mail, gemensamma mail-konton där alla kan söka och skicka ifrån
– Säljstödssystem som t ex SalesForce eller Microsoft CRM
– Supportsystem vid t ex teknisk support som Remedy
– Andra workflow system eller dokumenthanteringssystem
– Social media inom företaget som SalesForce Chatter eller TIBCO Tibbr
Eller så kan man fråga sin kollega…. Det som är riktigt intressant här är sociala medier inom företaget, där man kan få ett övertag över sina konkurrenter genom att produktiviteten ökar markant för de företag som använder dem och t ex Tibbr lever absolut upp till min devis om det ska vara lätt tillgängligt, lätt att använda och lätt att förstå.
Dokumentet som jag behöver
OK, nu vet jag hur jag ska jobba och vad som har hänt. Nu behöver jag bara den specifika checklistan, prislistan, presentationen, guiden, kontraktet, avtalet, mailet… (välj själv) och gärna i den senaste versionen utan att behöva fråga, jo just det din kollega eller chef om det verkligen är rätt dokument. Här kommer vi alltså in på dokumenthanteringssystem eller liknande:
– mail, jo, jag har rätt mycket dokument som jag kan söka på i mailen
– Filserver, dokument ligger lagrade i olika foldrar på en gemensam nätverksfolder (foldrar)
– Enterprise Content Management system (ECM) som t ex Open Text, MS SharePoint 2010, IBM och M-files.
Här ska vi alltså leva upp till samma krav att vara lätt tillgängligt, lätt att använda och lätt att förstå. Min mail kommer rätt högt här ändå, men dokumenten är knappast lätt tillgängliga. Filserver är inte heller någon höjdare utan jag tror man får gå för något ECM-system.
Slutsatsen är att (beroende på hur komplext ditt jobb och ditt företag är) nummer ett är att ha dokumenthantering plats – och sen information och processtöd.